SAP Activate: Друга фаза Підготовка (Prepare) Частина 1

З огляду матриці SAP Activate, Підготовка (Prepare) – є однією з найнасиченіших фаз проекту. Матеріалу дуже багато, тому ця частина буде складатися з двох частин. Ми постаралися максимально вибрати найважливіше з того, що пропонує компанія SAP.

Метою фази підготовки є початкове планування та підготовка проекту. На цьому етапі розпочинається проект, затверджуються плани, формується проектна команда та ведеться робота щодо оптимального запуску проекту.

Ключові заходи підготовки:

• Ініціюйте проект, підготуйте плани проекту, графіки, розподіл ролей – офіційне визнання старту та найвищого статусу проекту
• Сформуйте команду проекту
• Повідомте про  початок проекту
• Перевірте надані продукти
• Щоб розпочати підготовку семінарів по стандартним можливостям системи, заповніть бізнес орієнтований опитувальник для обстеження головних бізнес процесів компанії. Обов’язково необхідно виконувати залучення консультантів по всім напрямкам. В результаті ми маємо отримати загальну картину процесів верхнього рівня
• Підготуйте початкову систему для проведення семінарів по стандартним можливостям системи – навчання як спосіб почати говорити однією мовою
• Виконайте формування списку інтеграції та інтерфейсів обміну з зовнішніми системами
• Підготуйте плани технічної архітектури верхнього рівня

Треба відмітити, що для цієї фази існує етап затвердження та фіксація результатів фази.

Семінари SAP Onboarding – семінарів багато не буває))). Це шлях до адаптації та розвитку внутрішніх експертів. Семінари проводить консультант SAP з SAP S/4HANA Onboarding Center або консультанти партнера. Огляд методології SAP Activate, а також огляд SAP Cloud ALM, SAP Process Discovery та Business process Insight та SAP Fiori.

Примітка Alloy: Окремо виділимо SAP Cloud ALM for Implementation (Public) – інструмент, який входить до вартості підписки на SAP S/4HANA Cloud і слугує для адаптації проектних команд і моніторингу прогресу впровадження.

Початок роботи з впровадження SAP – Група Технічної архітектури та інфраструктури (Technical Architecture & Infrastructure) забезпечить членам команди проекту доступ до порталу підтримки SAP, SAP Best Practices Explorer і спільнот клієнтів SAP, які використовують однакову авторизацію та загальний пароль.

Запит на початковий доступ до системи. Тут працює група Технічної архітектури та інфраструктури. Метою цього завдання є запит клієнта на SAP Cloud ALM. SAP Cloud ALM – це важливе практичне рішення для керування всіма аспектами будь-якого хмарного рішення SAP. Він допомагає клієнтам від початкового впровадження до запуску, моніторингу інтеграції, запуску та постійної оптимізації вашого екземпляра системи. Клієнти мають право використовувати SAP Cloud ALM, якщо вони підписалися на хмарний сервіс SAP, яка включає підтримку SAP Enterprise і хмарні версії.

В SAP Cloud ALM виконуємо початкове налаштування середовища проектної групи, включаючи вибір шаблону SAP Activate, налаштування користувача, визначення етапів тощо.

Деякі приклади функцій:

• Призначення завдань командам і користувачам
• Додавання конкретних завдань проекту
• Відстеження статусу завершення як частина можливостей управління проектом.

Початковий доступ до RISE із системами SAP. Завдання виконує група Технічної архітектури та інфраструктури. Метою цього завдання є отримання SAP S/4HANA Cloud, систем приватної версії та створення початкових користувачів.

Початковий системний доступ до SAP Business Technology Platform. SAP Business Technology Platform — це платформа інтеграції, розширення та додатків для SAP S/4HANA Cloud. RISE with SAP пропонує клієнтам певну суму кредиту Cloud Platform Enterprise Agreement (CPEA), який можна використовувати на платформі BTP. Клієнти можуть зв’язатися зі своїм представником SAP із запитаннями щодо кредитів, використання та цін. Група Технічної архітектури та інфраструктури організує доступ до системи SAP Business Technology Platform та створює користувачів у SAP Business Technology Platform Cockpit.

Доступ для інструментів SAP підтримки при впровадженні системи. Група Технічної архітектури та інфраструктури формує запит на доступ до SAP Signavio з вашого початкового пакета в RISE with SAP. Пакет включає доступ до SAP Process Insights, SAP Signavio Process Manager і SAP Signavio Process Collaboration Hub. SAP Signavio — це платформа, яка дозволяє клієнтам моделювати, аналізувати, оптимізувати та виконувати бізнес-процеси. SAP Signavio Process Collaboration Hub полегшує співпрацю та спілкування в рамках проекту, тоді як SAP Signavio Process Manager допомагає клієнтам переосмислити, документувати, моделювати та симулювати бізнес-процеси.

Робоча група клієнта (Customer Team Enablement) – має отримати доступ до SAP Learning Hub і відповідних навчальних кімнат SAP S/4HANA Cloud. SAP Learning Hub — це центральне місце, де надається доступ до різноманітних навчальних курсів, семінарів і навчальних кімнат SAP. У SAP Learning Hub доступні різні опції, які базуватимуться на підписці. За замовчуванням усі клієнти SAP S/4HANA Cloud мають право використовувати SAP Learning Hub для SAP Enterprise Support. Це доступ до всього навчального контенту SAP Enterprise Support, а також доступ до навчальної кімнати SAP S/4HANA Cloud Implementation Learning Room.

Навчальні кімнати SAP — це інтерактивні соціально навчальні середовища, які доступні онлайн 24/7. Навчальні кімнати SAP сприяють інтерактивному навчанню, обміну знаннями та пропонують живі сеанси під керівництвом експертів, відео, тести та публікації на широкий спектр тем SAP.

На цій фазі велику увагу приділяємо самостійному навчанню. Так би мовити, «танцюють навчаються всі!». Це ознайомлення всієї команди з різними елементами системи SAP і методології SAP Activate за допомогою навчальних матеріалів для самостійного навчання. Хмарні проекти SAP мають бути завершені в більш короткий період часу, що вимагає більшої уваги до інструментів навчання. Важливо, щоб самовключення почалося до початку проекту, щоб максимізувати час для навчання та підвищити ефективність подальших результатів.

Примітка Alloy: Ми б не сказали, що це окремо виділений крок, який має початок і кінець. Насправді, це безперервний процес самовдосконалення, і так, його можна починати і з фази Відкриття, головне – не зупинятись!

Управління проектом (Project Management) – виконується ініціювання проекту: відбувається офіційне визнання існування нового проекту та початок роботи над ним. Керівник проекту створює статут проекту, документ про обсяг проекту. Дуже важливі документи, бо саме їх наявність говорить про те, що проект офіційно схвалений спонсором замовника, а керівник проекту має повноваження застосовувати організаційні ресурси до проектної діяльності. Також визначається зрозумілий обсяг проекту. Статут проекту чітко визначає цілі проекту, аналізує всі можливі вигоди та кількісно визначає вигоди у фінансовому вираженні, а також чітко ілюструє критерії прийнятності проекту. Ця інформація та супровідні документи об’єднують ключових зацікавлених сторін навколо стратегічного наміру проекту.

Примітка Alloy: Статут проекту має містити мету проекту, функціональний та географічний обсяг, склад Ради проекту та її відповідальність, хто є спонсором проекту, процедуру управління строками проекту, ризиками, ресурсами, змінами, регламент надання інформації та прийняття рішень, основні КРІ проекту та принцип максимального залучення стандартних можливостей системи. Це не має бути багатосторінковий документ «ні про що і про все», це має бути робочий документ. Думаємо, сторінок 20 максимум.

Управління проектом встановлює політику для команди проекту, зацікавлених сторін проекту, керівників та системного інтегратора. Ця політика чітко визначає ролі, обов’язки, підзвітність та організаційну структуру. Управління проектом забезпечує структуру прийняття рішень.

Управління проектом визначає стратегію комунікацій та звітності проекту. Надаються такі акселератори:

Project Status Report for SAP Activate/S/4HANA – шаблон презентації

Sample Risk Register (Public) – шаблон MS Excel таблиці ризиків

Sample Stakeholder Management Plan (Public) – шаблон MS Excel план визначення ключових зацікавлених сторін разом із рівнем влади та впливу, які вони мають на проект.

На цьому кроці визначається:

• Хто, коли та яку має бачити інформацію, яка – комунікаційна стратегія проекту.
• Частота та формат регулярних звітів про стан проекту, які керівник проекту та команди проекту надають ключовим зацікавленим сторонам.

Після уточнення обсягу проекту та розробки структури розподілу робіт (WBS) керівник проекту та група планування визначають і послідовність виконання необхідних завдань. Визначивши залежності, керівник проекту додає ресурси, приблизну кількість зусиль (години) і приблизну тривалість для створення початкової чернетки розкладу проекту. По мірі визначення вимог графік і бюджет проекту уточнюються та деталізуються. Створюється бюджет проекту, у якому вказано всі витрати, пов’язані з проектом, включаючи робочу силу, апаратне забезпечення, програмне забезпечення, хмарне забезпечення, контрактні збори та обладнання.

Визначаються та затверджуються основні стандарти проекту. Надані шаблони документів, в якості акселераторів:

Setup guide Example.docx – шаблон опису налаштувань

Business Process Design_STE_Template.docx – шаблон опису бізнес процесів

TechnicalSpecificationofIntegration_Template.xlsx – шаблон формування технічної специфікації

Test Script_Template.docx – шаблон тестування

Вирішуються такі нагальні завдання:

• Середовище проектної групи та надання членам проектної групи відповідних рівнів доступу до об’єкта замовника, проектної кімнати та проектних систем.
• Сховище документів для групи впровадження проекту. Якісне сховище документів дозволяє командам співпрацювати та обмінюватися документами в режимі реального часу для оновлення статусу, проведення зустрічей, створення етапів і внутрішніх/зовнішніх комунікацій для прискорення навчання, співпраці та впровадження. Як рекомендація використовувати SAP Signavio як центральне сховище для всього вмісту, пов’язаного з процесом роботи над проектом.
  Примітка Alloy: Загальна рекомендація при виборі допоміжних систем ведення проекту, це використання продуктів які надає компанія SAP, тому що такі продукти тісно інтегровані з системою яку буде впроваджувати проектна команда.
• Стандарти сертифікації – для учасників проекту рекомендується пройти навчання та отримати сертифікат щодо впровадження SAP S/4HANA Cloud.
  Примітка Alloy: До речі, сертифікація учасників проекту – це супер мотивація для команди!

Kick-Off! Мета стартової зустрічі полягає в тому, щоб переконатися, що всі, хто бере участь у проекті, розуміють цілі та завдання проекту, а також графік, якого дотримуватиметься команда проекту.

Примітка Alloy: На наш погляд, головна мета Kick-Off – це заява про високий статус проекту та про зацікавленість в ньому керівництва та власників компанії.

Фаза підготовки достатньо складна та велика, тому наступна частина буде продовженням опису цієї фази.

Шевченко Тетяна