SAP Activate: Четверта фаза Реалізація (Realize)

Метою етапу Реалізації є виконання всіх планів, складених і підписаних на етапі Дослідження. Користувачів готують до переходу, проводять навчання кінцевих користувачів. Продуктивне середовище готується до включення.

Основні етапи фази:

1. Впровадьте рішення в середовищі розробки
2. Проведіть загальне наскрізне тестування рішення в середовищі якості
3. Налаштовуйте, розширюйте та інтегруйте продуктивне середовище
4. Підготуйтеся до міграції та архівування даних
5. Проведіть навчання команди проекту та ключових користувачів
6. Доопрацюйте навчальні матеріали та документацію для кінцевих користувачів
7. Відстежуйте цінність та звітуйте про неї

Під час фази Реалізації команда проекту використовує низку ітерацій для поступового налаштування, розширення, інтеграції, тестування, підтвердження та документування всього наскрізного рішення та створення програм перетворення (переносі) застарілих даних. Команда проекту активно працює з представниками бізнесу, щоб забезпечити відповідність побудованого рішення вимогам компанії. Команда проекту надає результати множинних ітерацій для бізнес-користувачів, щоб пришвидшити час окупності та забезпечити ранній доступ до завершених функцій. Кожен випуск ретельно перевіряється в тесті наскрізної інтеграції та тесті на прийняття користувачем.

Продовжується робота Управління проектом – Project Management з виконання/моніторинг проекту. Керівництво проектом направляє та керує виконанням проекту в SAP Cloud ALM, планує та виконує гнучкі спринти. Команда проекту запускає фазу реалізації в послідовності спринтів. Метою цих спринтів є поетапне та ітераційне створення можливостей рішення, зафіксованих як нереалізовані (backlog), перевірка їх і перегляд їх завершення з власниками процесів клієнта (власниками продукту). Продовжується робота над документацією проекту – графік проекту, інформація про бюджет/вартість, тощо; керування проектними проблемами, ризиками та змінами (SAP Solution Manager); звітування про виконання проекту для різних цілей і аудиторій.

Продовжується управління організаційними змінами – створюйте план залучення зацікавлених сторін, план комунікацій, план організаційного переходу та практики управління організаційними змінами після запуску. Мобілізуйте мережу агентів змін для запуску, активуйте та мотивуйте нових агентів/амбасадорів змін для підтримки цифрової трансформації.

Виконується розгортання початкового пакета SAP Business Network, включеного в контракт RISE із SAP. SAP підключає систему якості SAP S/4HANA до бізнес-мережі SAP і налаштовує бізнес-мережу відповідно до узгодженого обсягу. SAP і замовник проводять інтеграцію системи та приймальні тести.

Отримується доступ до системи якості. Створюємо користувачів у системі якості, які братимуть участь у проекті впровадження.

Початкове налаштування системи якості. Технічна архітектура та інфраструктура – Technical Architecture & Infrastructure виконує активацію транспорту Fiori Rapid. Дотримуйтеся покрокових інструкцій у прискорювачі SAP S/4HANA Fiori Rapid Activation Transport Move to Production Strategy. Посібник містить кроки, необхідні для запуску транспорту Fiori після початкової активації Fiori у системі розробки. SAP Fiori Rapid Activation можлива лише для систем встановлених та налаштованих з вбудованим Fiori Frontend Server (FES). Транспортні маршрути між системами у вашому ландшафті вже мають бути налаштовані перед запуском цієї процедури. Також виконується встановлення необхідних продуктів SAP для системи якості.

Розробка контенту – легкодоступного, легкозасвоюваного та спеціального для кінцевого користувача. Визначте додаткові навчальні теми, які необхідно буде створити на додаток до стандартних посібників. Залучіть експертів із предметних питань для передачі знань про бізнес-процеси розробникам контенту.

Початок спринту – ітераційний процес.

Конфігурація рішення. Команда впровадження – Application Design and Configuration виконує налаштування. Через використання серій ітерацій поступово створюємо та тестуємо інтегроване бізнес та системне середовища. Етапи конфігурації виконуються різними ітераціями (спринтами), починаючи від загальних налаштувань для кожного напряму діяльності до детальної конфігурації для кожної області. Спринти — це двотижневі цикли, обмежені часом. Кожен спринт розглядатиме конфігурацію системи, документацію та модульне тестування на основі відставання, виявленого на етапі дослідження.

Спринт 1 розглядає завершення основної конфігурації. Наприклад, під час проектування було активовано лише одну юридичну особу – однак, згідно з дизайном, загалом може бути активовано 5 юридичних осіб. Необхідно налаштувати всі загальні налаштування та організаційні структури. Підготовлено налаштування основних даних і налаштовано основні процеси.

Спринт 2 враховує реалізацію дельт. Подальші спринти можуть відбуватися залежно від вимог клієнта.

Задокументуйте параметри та зміни конфігурації та зберіть відповідні транспортні запроси налаштування.

Створіть власні бізнес-ролі для SAP Fiori. Докладні кроки див. у Blog – SAP Fiori for SAP S/4HANA – Creating your custom business roles – the end-to-end video playlist.

Налаштуйте основні дані. Задокументуйте конфігурацію, яка відбулася. Виконайте модульне тестування.

Налаштуйте Core Finance. Як приклад, для типовими об’єктами є (крім інших):

• План рахунків
• Номери ПДВ
• Балансові одиниці
• Контролінгова одиниця
• Центр прибутку
• Центр витрат
• Банківський довідник
• Бізнес-партнер SAP

Типовими елементами конфігурації для Core Finance є (крім інших):

• Типи документів
• Налаштування локалізації (наприклад, ПДВ за правилами країни)
• Розділення документів
• Статистичні показники
• Платежі (вхідні/вихідні)
• Кліринг
• Процедури закриття місяця (періодична обробка)

Проведіть модульні та інтеграційні тести – для початку рекомендується тестувати лише створені вручну тестові дані та зосередитися лише на функціональності SAP.

Вдосконалення продукту. Розробка користувацького коду для усунення прогалин, виявлених під час семінарів із адаптації до стандарту на етапі дослідження.

Розробка інструкцій з налаштування для інтеграцій, керованих клієнтом групою з Інтеграції – Integration.

Налаштування штучного інтелекту у системі якості. Група з Інтеграції – Integration виконує підготовку системи до запуску доступних SAP RPA ботів. Це включає інсталяцію всіх додатків в системі якості.

Конфігурація аналітики в системі якості. Аналітики – Analytics налаштовують та вмикають вбудовані аналітики. Дотримуйтеся посібника з конфігурації, опублікованого в SAP Best Practice Explorer за допомогою прискорювача Embedded Analytics with SAP S/4HANA (‏BGH‏).

Налаштування керування виведенням, включаючи підключення пристроїв, налаштування форм і логіку визначення, у хмарній системі якості/тестування SAP S/4HANA.

Розробка та налаштування розширень в системі розробки та якості.

Закриття спринту. Управління проектом – Project Management проводить оглядові наради спринту з ключовими користувачами, групою власників продукту та ключовими зацікавленими сторонами; офіційно підписує результати та проводить ретроспективу спринту.

Налаштування інтеграції в системі розробки та якості. Група по Інтеграції – Integration виконує налаштування у відповідних системах та документує їх. Якщо є підписка на Cloud Integration Automation Service (CIAS), то налаштування інтеграції виконується за допомогою цього сервісу. Перегляньте інструкції в Help – Cloud Integration Automation Service та в посиланні на CIAS-Integration Solutions and Scenarios.

Початковий доступ до продуктивної системи.

Доступ користувачів і реалізація безпеки. Команда впровадження – Application Design and Configuration готує, реалізовує та документує дії з доступу та безпеки користувачів, наприклад, в концепції авторизації S/4HANA. Інформація по питанням налагодження безпеки в посиланні SAP Security Optimization Services (Public).

Підтримка цінності. Група по прийняттю рішень – Solution Adoption відстежує та контролює впровадження ключових змін процесів і механізмів створення цінностей, а також забезпечує розробку та впровадження інформаційної панелі значень для цілей відстеження KPI. Провести аудит цінності – відстеження критичних аспектів управління цінністю впровадження, щоб переконатися, що вони виконуються відповідно до плану. Переконайтеся, що обсяг рішення постійно узгоджується з перевагами, зазначеними в бізнес-обґрунтуванні. Визначте та зменшить ризики до запуску.

Налаштування штучного інтелекту у продуктивній системі, підготовка продуктивної системи до запуску SAP Intelligent RPA Bots. Група по Інтеграції – Integration розгортає сценарії RPA у продуктивному ландшафті.

Підготовка до тестування SAP S/4HANA Cloud. Підготовка тестових сценаріїв, тестових прикладів та/або тестових сценаріїв для тестового виконання. Ці тестові сценарії можна зберігати безпосередньо в SAP Cloud ALM або іншому вибраному інструменті керування тестуванням. Група Тестування – Testing налаштовує та робить доступним інструмент управління тестуванням і автоматизованого тестування для тестувальників. Скористайтеся прискорювачем – презентація S4H_497 Test Phase Kick Off Template для підготовки та проведення стартової зустрічі. Активуйте вибрані інструменти автоматизації тестування. Створіть тест-кейси та визначте тестові дані, які будуть використовуватися для тестування клієнтського рішення. Для цих цілей пропонується використовувати SAP Cloud ALM. Перегляньте кроки створення та підготовки тест-кейсів в прискорювачі SAP Cloud ALM Test Preparation для отримання додаткової інформації. Створюйте також автоматизовані тест-кейси у вибраних інструментах. Створюйте автоматизовані тести з варіантами даних. Налаштуйте автоматичні тести в програмі Test Suite – Test Preparation у Solution Manager, якщо вона використовується.

Підготовка до міграції даних в середовищі розробки. Виконується розробка та тестування програм і процесів міграції даних. Також це заповнення шаблонів міграції даних, завантаження даних у проміжну область інструменту міграції, перевірку даних, імітацію завантаження, виконання міграції даних і проведення остаточної оцінки якості даних. У прискорювачі Help – Training Material – SAP S/4HANA Migration Cockpit доступні додаткові демонстрації, відео та інша документація. Перенесіть проект з міграції даних до тестового середовища. Додайте об’єкти до транспортного запиту за допомогою засобу моделювання об’єктів міграції SAP S/4HANA.

Підготовка до міграції даних в тестовому середовищі – виконуються аналогічні операції, що і в системі розробки та перенесення проекту з міграції даних до продуктивного середовища.

Перевірка інтеграції. Ідентифікація області перевірки інтеграції включає ідентифікацію основних бізнес-процесів, їх обсяг даних, KPI ефективності тощо. Результати області документуються та зберігаються в SAP Solution Manager. Менеджер з технічної якості (TQM) ініціюватиме правильну підтримку перевірки інтеграції від SAP.

Виконання тесту. Задачі групи Тестування – Testing:

• Перевірка інтеграції – особливо для важливих бізнес-процесів. Це передбачає збір і подальшу оцінку значної кількості даних із програмних додатків, які активні, наприклад, під час виконання певного бізнес-процесу. Цей тип перевірки також дозволяє ідентифікувати приховані попередження та повідомлення про помилки, які часто виникають на інтерфейсах між програмами в рамках тестування інтерфейсу. Крім того, група повинна стежити за системою тестування так, ніби вона є робочою, щоб завчасно отримати практичний досвід щодо можливих проблем продуктиву.
• Тестування навантаження. Якщо вносяться масштабні зміни або впроваджуються нові програмні рішення, слід провести навантажувальні тести перед їх використанням у продуктиві. Ці тести моделюють ситуацію, у якій моделюється очікуване навантаження (відома кількість користувачів і фонове навантаження в ситуації пікового навантаження). При цьому можна перевірити поведінку системи при обробці великих обсягів даних.
• Розгортання. Якість тестових даних і тестових сценаріїв безпосередньо впливає на стабільність продуктивної системи. Важливо виконувати реалістичні набори даних, які представляють реальні операції критичних бізнес-процесів.

Навчання в класі на місці, навчання у віртуальному класі, самостійне навчання за допомогою електронного навчання, змішане навчання, короткі мікровідео, вебінари, соціальне співробітництво, блоги та коучінг на робочому місці.

Налаштування інтеграції в продуктивній системі.

Підготовка запуску. Необхідно створити план-графік перемикання – тобто, покроковий план хто що робить в момент старту. Перенесення даних зі старих систем, початок роботи у новій системі має бути злагодженим, бо багато які операції можуть виконуватись лише в одній системі – наприклад, виконання платежів. Цей план має дати кожному виконавцю інформацію про його відповідальність та дії, що він має виконати.

Конфігурація аналітики в продуктивній системі.

Розгортання розширень у продуктивній системі.

Забезпечення внесення змін до операцій підтримки. Операції та підтримка – Operations and Support збирають детальні вимоги до операцій, вносять зміни до ролей і обов’язків, налаштовують інструменти підтримки операцій, ведуть довідник з експлуатації в центральному сховищі. Також забезпечують плавну процедуру передачі від організації проекту до організації підтримки після запуску. Працюють над організацією ефективної роботи центру експертизи.

Примітка Alloy: Через ітерацію примірок і доробок маємо узгоджений та прилаштований костюм! Всі основні вимоги виконані, костюм ідеально підігнаний. Залишились доробити лише останні, фінальні риси. З огляду на наш досвід, цю фазу ми приходимо десь 2 – 3 місяці. Цю фазу ми називаємо «другим колом наближення».

Фактично на цій фазі народжується і наповнюється система в трьох системному ландшафті – розробка, якість та продуктив. Дуже інтенсивна фаза і якість та швидкість її проходження залежить на 100% від професіоналізму всієї команди впровадження. Дуже важлива проактивна позиція кожного і розуміння, що результат – це спільна, натхненна праця.

По моделі прийняття неминучого, фаза Реалізації відповідає стадії депресії. Стадія депресії вважається однією з найскладніших. Люди в депресії поводяться по-різному, одні можуть замикатися в собі, не виходити на вулицю і не стежити за собою, інші навпаки активно спілкуються з людьми, працюють, але при цьому страждають. Небезпека також є і в тому, що на цій фазі може трапитись емоційне та професійне вигорання. Може наступити демотивація людей. В нашому випадку, різні етапи та потоки проекту на цій фазі можуть по різному рухатись, з різною швидкістю та реакцією. Важливо дотримуватись загального курсу та темпу, де потрібно підтримати, а десь і різко зупинити. Фахівці говорять, що на етапі депресії найкраще допоможе психолог. Ми між собою часто шуткуємо, що ми є насамперед «швидка психологічна допомога». Завжди, на кожному проекту, під кінець фази Реалізації, виникає момент, коли у «головного» на проекті виникає сумнів. Він, «головний», питає своїх довірених осіб – ключових користувачів системи – «Чи готові ми? Чи запрацює? А може ще не час?». І ми бачимо, що від нашої впевненості, яка полягає в тому, що ми тримаємо руку на пульсі проекту і бачимо, що «дитя вже дихає», залежить наскільки швидко ми всі пройдемо стадію депресії. На цій фазі дуже важливий фактор мотивації, тому так багато кроків цієї фази пов’язані з навчанням, зворотнім зв’язком, опитуванням. Важливо менеджменту компанії мотивувати своїх людей і фінансово, бо перехід на складну, сучасну, цифрову платформу дуже болісний і важкий крок.

Головне:

• Система якості. Продуктивна система. Їх наповнення. Проведений інтеграційний тест в системі якості.
• Конфігурація системи в цілому завершена.
• Налаштовані ролі, створена концепція ролей.
• Зважений та оцінений з усіх сторін об’єм розширень і розробок. Виконання їх, ітеративне тестування.
• Міграція даних – опрацьована стратегія, протестована в системі якості, проаналізований результат.

Шевченко Тетяна