Процес прийняття рішення

Багато компаній використовують системи та процеси, які з’явилися десять або навіть двадцять років тому і пройшли випробування часом. Компанії можуть оновити свою технологічну архітектуру, щоб скористатися перевагами нових технологій, наприклад, підвищити зручність використання, мати можливість швидко реагувати на запити та зміни, реалізувати єдину модель даних тощо. Для роботи з рішеннями наступного покоління потрібно адаптувати свою ІТ екосистему, або цифрову платформу, щоб швидше отримувати переваги та забезпечувати цифрові можливості із застосуванням технологій хмари, машинного навчання, штучного інтелекту та аналітики даних відповідно до майбутніх потреб. Система SAP S/4HANA розроблялася саме для вирішення таких завдань.

Оскільки одним із головних завдань у рамках трансформації є перехід на цифрове ядро, то треба бути готовими до змін як з боку апаратних засобів, так і з погляду взаємодії з бізнес-користувачами (UX). Щоб повною мірою отримати переваги від впровадження інноваційних рішень SAP, важливо змінити спосіб мислення, позбутися непотрібних розробок і налаштувань і сконцентруватися на передовому досвіді галузі. Вище керівництво має виробити довгострокове бачення та задати напрямок для створення гнучкої системи для автоматизації існуючих бізнес-процесів, реалізації засобів аналітики для прийняття рішень у реальному часі, а також для забезпечення необхідної адаптивності компанії, щоб вирішувати всі поточні завдання та зберігати високу конкурентоспроможність.

SAP S/4HANA є пакетом бізнес-рішень нового покоління та відповідає всім вимогам для успішної роботи в нову цифрову епоху. Організації різного розміру з різних галузей і з різним ступенем зрілості за допомогою SAP S/4HANA можуть пройти шлях до цифрової трансформації.

Цифрова трансформація бізнесу розпочинається стейкхолдерами компанії насамперед для якісного покращення продажів. Це диктують реалії сьогодення – якщо будеш продавати по-старому, то програєш. Швидкість та якість обробки замовлень, інтернет продажі, способи просування продукту на ринку, отримання результатів у режимі реального часу для можливості керувати бізнесом, все це потребує нових технологій. І якщо зміна технологій це технічне питання, то зміна способу мислення це найважливіше і найскладніше питання. Подолання інертності мислення та сили звички займає більшу частину ресурсів, часу насамперед, при переході на нову цифрову модель роботи компанії. Без цієї зміни це буде все той же старий будинок, зі старими меблями, які розташовані тепер трохи по іншому, але, зазвичай, це ні на що якісно не впливає. Компанія має чітко розуміти, що без організаційних та адміністративних змін політик, регламентів, підходів – трансформації не буде, як і не буде отримано переваг від нової системи. Потрібно чесно визнати – немає жодних унікальних бізнес-процесів, які вимагають “переписування” системи, а є унікальний сплав найкращих світових бізнес-практик, що втілився у SAP S/4HANA і саме за це компанія платить гроші. Потрібно просто ними скористатися, тому що це вже закладено в системі, не потрібно винаходити велосипед, почніть просто отримувати від цього відповідні вигоди. Зробивши цю, часом болючу, трансформацію способу мислення, можна суттєво заощадити ресурси щодо переходу до нової цифрової платформи.

При плануванні переходу на SAP S/4HANA перед запуском проекту доцільно буде вивчити різні підходи до реалізації такого проекту, методологію та всі можливі варіанти.

Існує два найбільш поширених варіанти переходу на SAP S/4HANA – Міграція на нову систему (Greenfield) та Конвертація (Brownfield). Також є проміжні, комбіновані варіанти, але вони є специфічними і їх вже розглядають при наявності особливих передумов. Ми зконцентруємось на виборі між цими двома варіантами – Greenfield або Brownfield.

Загальні ключові аспекти вибору, підходу:

• Хто Спонсор проекту? Як правило, орієнтовані на бізнес, ініціативи передбачають впровадження нової системи з перевизначенням бізнес-процесів та реалізацією всіх інноваційних технологій. Якщо спонсором проекту виступає ІТ-підрозділ компанії, швидше за все, буде виконуватися перетворення існуючої системи як є. Це закладатиме основу цифрового ядра для бізнесу на майбутнє, та відкладає подальше впровадження інновацій на пізніший етап.
• Компанія росте повільно? Якщо організація переживає стрімке зростання, перебуваючи на етапі реалізації нових бізнес-проектів, або працює в умовах жорсткої конкуренції та планує перевизначити всі бізнес-процеси для вирішення актуальних завдань, проект впровадження нової системи з нуля буде кращим варіантом. Якщо вирішальне значення мають витрати на впровадження та терміни окупності інвестицій, а існуючі бізнес-процеси відповідають прийнятій стратегії розвитку, слід вибрати проект перетворення вже існуючої системи.
• Чи оновлена поточна SAP ERP до останньої версії? Якщо компанія працює з системою SAP ERP 6.0 та останніми пакетами оновлення, цю систему можна перетворити на SAP S/4HANA за один крок з мінімальним часом простою бізнес-процесів. Для такого сценарію рекомендується вибрати конвертацію системи. Якщо компанія працює з більш старою версією SAP ERP, нижче 6.0, спочатку потрібно виконати підвищення версії системи SAP 6.0 з останніми пакетами оновлення та з конвертацією СУБД, що використовується, на HANA DB, а потім вже наступними кроками провести перетворення до SAP S/4HANA. У цьому випадку рекомендуємо вибрати впровадження нової системи, оскільки загальний час простою при виконанні цих етапів буде досить тривалим і може негативно вплинути на стабільність бізнес-процесів.
• Чи обов’язково потрібні історичні дані? Завжди існують можливості та технології для збереження трансакційних даних за минулі періоди. Важливо ретельно вивчити всі сценарії та альтернативні рішення. Якщо головною бізнесовою вимогою є збереження всіх історичних трансакційних даних у новій системі, цей бізнес-випадок орієнтований на перетворення системи. З іншого боку, якщо дані за минулі періоди не належать до критичних, доцільно вибрати проект впровадження системи з нуля, вибравши потрібну стратегію роботи з даними минулих періодів.
• Чи має бути незмінним поточне налаштування? Якщо організація планує використовувати передовий досвід SAP, то більше переваг дасть впровадження нової системи. Якщо для галузі або компанії характерна унікальність бізнес-процесів з високою важливістю користувацьких налаштувань та розширень системи на мові ABAP, які забезпечують підтримку бізнес-діяльності, виконайте перетворення системи, щоб продовжувати працювати з цим налаштуванням і в майбутньому.
• Чи багато інтерфейсів? Якщо в організації дуже багато інтерфейсів із колишніми програмами та сторонніми системами, їй буде відносно просто проводити модифікації та тестування з використанням стандартних інструментів виправлення коду в рамках перетворення системи. У проекті впровадження нової системи багато сил та часу потрібно виділити на написання нового коду та тестування всіх інтерфейсів, що з’єднують нову систему SAP S/4HANA з іншими додатками.
• Зміни в бізнес процесах мінімальні? Якщо організація прагне збільшити рівень гнучкості своїх бізнес-процесів у цьому випадку із заміною старих процесів і впровадженням цілком нового рішення, рекомендується встановити нову систему з нуля. Можливо, у вашій галузі цифрова трансформація має не таке важливе значення, і ви хотіли б зберегти та застосовувати існуючі процеси та рішення, у спокійному темпі займаючись реалізацією нових функцій SAP S/4HANA. І тут можна рекомендувати провести перетворення системи.
• Інновації будуть впроваджуватись поетапно? Якщо в організації прийнято стратегічне рішення одним махом розгорнути всі інновації для швидкого отримання переваг SAP S/4HANA, вибирайте впровадження нової системи з нуля. Якщо ваша стратегія передбачає інкрементне та поетапне розгортання інновацій, щоб швидкість прийняття бізнес-користувачами була високою, слід виконати перетворення системи, а вже потім реалізувати проект впровадження інновацій у кожній функціональній сфері у рамках продуманого багаторічного плану.
• Чи прийнята єдина ІТ стратегія для всіх одиниць? Багато великих конгломератів мають у своїй структурі кілька підрозділів, кожен з яких працює незалежно з власним набором систем ERP. У такому сценарії, якщо організація прагне консолідувати всі свої системи для отримання переваг від гармонізації даних та аналітики в реальному часі, всім директорам з ІТ буде досить складно дійти згоди щодо вибору цільового підрозділу для перетворення з точки зору бізнес-процесів і систем. Більше того, буде непросто перетворити дані інших підрозділів для системи цільового підрозділу. Це класичний випадок, коли рішення про впровадження нової системи зі свіжим набором бізнес-процесів, яким користуватимуться всі підрозділи, стане мудрим та далекоглядним вибором.

Схематично процес вибору підходу виглядає так:

Можна додати ще такі ключові питання:

• Наскільки система не відповідає бізнесу? Скільки процесів не охоплено стандартними функціональностями системи, і ведуться десь осторонь? Якщо є така ситуація і ці процеси або ключові для бізнесу, або на їхнє виконання осторонь витрачається багато ресурсів – необхідна нова система.
• Скільки часу витрачається на те, що в новій робиться по кліку?
• Скільки розробок у системі, які вже всі забули, навіщо вони? Чи тягнете в нову систему те, що “зручно”, чи готові до організаційних та адміністративних змін (змін в обліковій політиці, регламентах, перекваліфікації персоналу)? Якщо компанія налаштована перетягнути всі розробки в нову систему – виконайте перетворення старої, тому що це означає не готовність змінювати спосіб мислення.

Який би варіант переходу на SAP S/4HANA ви не вибрали, не слід ігнорувати наступні аспекти:

• розробіть продуманий та реалістичний план адаптації, а також план екстрених заходів на випадок непередбачених обставин;
• сформуйте компетентну та зацікавлену в успіху проекту робочу групу у яку необхідно залучити поточних та (або) майбутніх ключових користувачів системи; ;
• реалізуйте продуману стратегію управління змінами, особливо це важливо при впровадженні нової системи з нуля;
• розробіть продуману стратегію управління даними;
• розробіть продуману стратегію тестування. Проведення докладного та ретельного тестування є абсолютною необхідністю.

Вибір стратегії реалізації залежить від багатьох факторів: ситуації в компанії, набору існуючих систем, розміру ландшафту, сторонніх прикладних інтерфейсів, готовності до ризику, стратегії для нової системи та ступеня залучення бізнес-користувачів. 

Впровадження нової системи з нуля буде найкращим варіантом у тому випадку, якщо поточна система компанії не відповідає її бізнес-вимогам, а перенесення системи на платформу SAP S/4HANA та міграція розробок користувача в нову систему неможливі.

Організації, які не хочуть переривати поточні операції, але планують провести фінансову консолідацію, можуть запровадити Central Finance у рамках перетворення ландшафту.

Перш ніж зробити остаточний вибір варіанта переходу на SAP S/4HANA, компанія має уважно розглянути та критично оцінити всі аспекти.

Для статті використані матеріали книги: “Implementing SAP S/4HANA Finance. System Conversion Guide” автор Anup Maheshwari 

Шевченко Тетяна