SAP Activate: Перша фаза Відкриття (Discover)

Кому буде цікавий наш опис? Тим хто вже в проекті? Так, бо інформації настільки багато, що якщо почати її вивчати на етапі проекту, можна загальмувати процес. Тим хто збирається, планує запускати проект? Так, обов’язково, бо реально можна зекономити час потім, є що вивчити та з чим ознайомитись заздалегідь. Чи це стосується тільки менеджера проекту? Ні, всім учасникам процесу важливо знати свою роль і вона дуже значна і подекуди вирішальна. Тільки лише команді впровадження? Ні, клієнту ознайомитись заздалегідь дуже важливо, бо той хто обізнаний, той озброєний.

Проект впровадження/міграції/розвитку системи SAP це реально подорож. При чому це не подорож на вікенд, а скоріше вона схожа на навколосвітню. І як насправді велика подорож, цей процес може тривати довго, так довго як захоче компанія змінюватись та бути лідером. Це не означає, що впровадження безкінечний процес – ні, мається на увазі, що ніколи не настане момент «ну все, я впровадив систему, тепер можна ніколи нічого не змінювати». Після впровадження базових функціоналів, компанія бажає розширити їх перелік, удосконалити якісь не оптимальні процеси, почати використовувати якісь новинки, поставити собі на службу нові технології та інше. Це означає, що разом з новими викликами, в системі можна знайти засоби відповісти на ці виклики. Та й сам процес удосконалення не має меж.

Цю подорож не можна почати без створення карти подорожі – так званий road map, без плану та без стратегії – методології. Компанія SAP не кидає напризволяще компанії – вона пропонує туристичний путівник. Путівник реально глобальних масштабів, навіть просто вивчення переліку складових займе багато часу. Він називається SAP Activate Methodology for RISE with SAP S/4HANA. Вивчити його можна за посиланням https://go.support.sap.com/roadmapviewer/#. Але стережіться – інформації там надзвичайно багато! Не потоніть!

Вирішили і ми, маючи практичний досвід з впровадження системи SAP, розібратись в цій методології. Опис самої методології взяли з першоджерела та додамо свої думки, зауваження та коментарі. Це вже наша інтерпретація, не наполягаємо, що вона є істиною в останній інстанції. Але для того і є консультанти, щоб інтерпретувати теорію в практику, спираючись на власний досвід та локальні особливості.

Почнімо з визначенням самої методології: SAP Activate Methodology — це модульна та гнучка структура, яка допомагає проектним командам із детальними кроками, які необхідно виконати на кожному етапі проекту, надаючи прискорювачі, які спрощують роботу для виконання завдання та робочих потоків, які охоплюють різні фази.

Отже, є фази – етапи проекту, є завдання для кожного робочого потоку, є прискорювачі, які допоможуть швидше та правильніше ці завдання виконати.

Відразу зазначимо, що робочі потоки це коло спеціалістів, які вирішують типові завдання. Звичайно, в ідеальному проекті, це реальні робочі групи, але з огляду на те що в матриці визначено 11 потоків, то це дуже велика кількість людей. З огляду на наші українські реалії, все ж таки робочий потік це скоріше група завдань одного типу.

Як і гарний туристичний путівник, цей перелік заходів та дій не є обов’язковим в повному обсязі. Але інформації у вигляді посилань на сторінки продуктів та рішень, окремі презентації, блоги та відео інструкції допоможуть створити власні, визначені вами як необхідні, документи.

Матриця виглядає так:

По кожній фазі, для кожного робочого потоку можна перейти на перелік кроків та перелік акселераторів. В основному акселераторами є корисні посилання, презентації, блоги та файли шаблонів для деяких документів. Це все орієнтири, які ви можете використати. В статті ми пройдемо по короткому опису фаз та приведемо свої коментарі.

Перша фаза Discover або Відкриття.

Метою цієї фази визначено: розуміння клієнтом широти, глибини та функціональності RISE із приватною версією SAP S/4HANA Cloud, визначення переваг, які це може принести бізнесу.

Ключові дії цієї фази – це ідентифікація зацікавлених сторін та відкриття цінності системи за допомогою вивчення пробної системи.

Результат фази: замовник і продавець продукту SAP приходять до спільно узгодженого опису обсягу впровадження, загальних часових рамок проекту та моделі цільового рішення.

Проводяться робочі зустрічі та семінари з локальним представництвом SAP та партнером з впровадження. Отримується доступ до пробної хмарної системи SAP S/4HANA. У результаті учасники проекту мають доступ до пробної системи для демонстрації, визначення вартості та оцінки впливу.

Примітка Alloy: В такому випадку, робоча група клієнта має бути обізнана з системою SAP. Інакше ніякої користі з цього не вийде – можна витратити місяці, розбираючись в незнайомій системі та ще й пробній, тобто бізнес процеси будуть налаштовані в ній «середньо по палаті», для віртуальної компанії. Якщо ж робоча група буде включати в себе і спеціалістів по SAP, то це може бути дуже корисною дією. На проектах ми завжди практикуємо залучення членів робочої групи в навчання по функціоналу SAP, як мінімум для того, щоб почати говорити однією мовою, також це знімає стрес, страхи перед новою складною системою та візуалізує як це приблизно буде виглядати в новій системі.

Команда клієнта знайомиться з цінністю SAP S/4HANA Cloud та впливом SAP S/4HANA на існуючі бізнес-процеси. Виконується стратегічне планування по створенню стратегії високого рівня та дорожньої карти трансформації. Проводиться визначення цінності яка очікується, та обсягу через знайомство з приватною версією RISE з SAP S/4HANA Cloud. Визначається вплив SAP S/4HANA на існуючі бізнес-процеси та встановлюються основні КРІ проекту. Розробляється стратегія впровадження та обґрунтування вартості. Необхідно оцінити готовність організації до бізнес-моделі хмарної передплати. Результатом є оцінка рівнів ризиків впровадження та перегляд рекомендацій щодо зменшення ризиків. Бізнес-програмне забезпечення як послуга може забезпечувати стійку бізнес-цінність для організацій, готових впроваджувати стандартизовані бізнес-процеси та приймати періодичні оновлення інноваційних продуктів завдяки частому гнучкому розгортанню.

Примітка Alloy: Іноді можливо вигідніше придбати хмарну підписку, чим пов’язувати своє рішення з закупівлею спеціалізованих серверів та пошуку сертифікованого персоналу по підтримці локального рішення.

Примітка Alloy: Дуже важливий момент, який обов’язково має бути в установчих документах проекту. Саме використання стандартизованих бізнес-процесів та збереження стандартів системи, що дасть змогу постійно та легко її оновлювати, забезпечує високу цінність придбання

Також надважливе завдання – ідентифікація зацікавлених сторін. Визначення ключових зацікавлених сторін, які можуть мати вирішальне значення для успішного процесу запуску проекту. Деякі зацікавлені сторони можуть бути залучені на етапі визначення проекту (до початку виконання проекту). Іншими зацікавленими сторонами можуть бути виконавчі спонсори проекту, а також керівники управління проектом. На цьому етапі також може бути важливо визначити ІТ-керівників та експертів з бізнес-процесів. Крім того, команду проекту слід визначити як ключову зацікавлену сторону.

Цей етап можна вважати «теоретичним», він може займати доволі тривалий термін. Це етап внутрішнього налаштування компанії та її керівництва на проект. Головна мета, в психологічному плані, познайомитись з системою, відчути її міць та різноманіття, налаштуватись на зміни, створити дуже загальну, образну картину майбутнього, можливо ще точно усвідомити, що назад дороги немає і тільки вперед. Усвідомлення майбутніх змін найважче дається психіці людей. Якщо порівняти з моделлю прийняття неминучого, то фаза Відкриття (Discover) – це перша стадія, стадія заперечення – навіщо щось міняти, якщо воно працює?

В наших реаліях ця стадія у різних компаніях має різну тривалість. В компаніях, де є жорстке обмеження, тобто там де в силу зовнішніх або внутрішніх причин власники або вище керівництво компанії визначились саме яку систему вибрати, цей період продовжується десь біля півроку. В компаніях, де ще проходить етап порівняння систем, вибору, в яких є час на зважування аргументів за або проти цифрової трансформації, цей етап може продовжуватись і рік і більше. Головне, не зробити фазу Відкриття першою і останньою, так би мовити не загратись, та не випустити з поля зору мету всіх цих дій (бо буває і таке).

Примітка Alloy: Є компанії, які так захопилися цією фазою впровадження (хоча тоді не те, що SAP Activate, тоді навіть Accelerated SAP ще не було), що вже років з 20 все ніяк не можуть з неї вийти, все обирають та обирають, зважують та зважують, а тому що головним виявився процес обрання, а не результат, який нікому, виявляється, не потрібний.

Отже, головне:

• Сформовані робочі потоки, відбувається знайомство з системою
• Виявлені зацікавлені стороні и рушійні сили
• Створений стратегічний план проекту
• Замовник і продавець (SAP) приходять до спільно узгодженого опису обсягу впровадження, загальних часових рамок проекту та моделі цільового рішення.

Шевченко Тетяна