SAP Activate: П’ята фаза Розгортання (Deploy)

Перехід до робочої системи. Після підтвердження готовності організації, бізнес і операції переходять на нову систему. З одного боку, вже все просто – вперед і тільки вперед. А з іншого, все складно – відрив від старого заживає не дуже швидко. Ще часто на цій фазі будемо чути – а от раніше було не так! Але все частіше будуть з’являтись прихильники нової системи, які з ентузіазмом починають досліджувати систему, пробувати нове, приходити з баченням чи запитаннями. Етап який надихає! Хоча фізично дуже складно – інколи забуваємо коли починається і коли закінчується день і потрібна максимальна мобілізація всіх своїх ресурсів. Але це того варте!

Основні дії фази:

1. Вирішити всі важливі відкриті питання
2. Виконати плани переходу, включаючи плани управління організаційними змінами
3. Пройти усі заплановані навчання кінцевих користувачів
4. Визначити та задокументувати всі проблеми, що виникли під час переходу на нову систему
5. Відстежувати результати бізнес-процесів і продуктивне середовище
6. Відстежувати та звітувати про отримання/досягнення цінності

Продовжується незмінна робота Управління проектом – Project Management з виконання/моніторинг проекту.

Група по прийняттю рішень – Solution Adoption незмінно продовжує працювати над управлінням організаційними змінами.

Перевірка операційної готовності. Фокус на:

• Ролі та обов’язки
• Процеси та процедури підтримки
• Інструменти підтримки операцій і документація
• Передача знань

Встановіть ключових користувачів відповідно до попередньо визначеної моделі ключових користувачів.

Завершіть наймання та адаптацію внутрішнього персоналу центру експертизи клієнта.

Генеральна репетиція:

• Репетиція плану перемикання від початку до кінця.
• Виявлення та пом’якшення ризиків.
• Перевірка повноти кроків.
• Перевірка послідовності та часу.
• Перевірка залежностей.
• Тестування каналів зв’язку та планів як внутрішніх, так і зовнішніх.
• Перевірка потреби в персоналі.
• Перевірка планів на випадок непередбачених обставин.

Репетиція процедури перемикання виконується шляхом виконання кроків у тестовому середовищі та включає всі етапи та деталі плану переходу; однак деякі кроки можна лише імітувати.

Підготовка до перемикання – старт продуктивної системи. План переходу містить як завдання бізнес-процесів, так і системні завдання. Він виконується за кілька днів до дати запуску:

• Налаштування та ініціалізація продуктивної системи
• Налаштування та перевірка підключень інтерфейсів
• Міграція або створення основних даних за допомогою ручного інструменту міграції даних та/або інтерфейсної системи
• Міграція об’єктів (наприклад, замовлень на купівлю, замовлень на продаж)
• Створення користувачів
• Сповіщення задіяних третіх сторін
• Пункти прийняття рішення про йдемо/не йдемо
• Закриття застарілих систем
• Заповнення всієї необхідної документації для нормативних цілей

Метою цього завдання є перехід до продуктивної системи, отримання схвалення клієнта (підпис та підтвердження успішного запуску.

Необхідно задокументувати фактичну тривалість кожного кроку для підтримки майбутніх проектів, зафіксувати будь-які відхилення в плані разом із особою, яка приймає рішення, яка схвалила зміни. Менеджер(и) перемикання має заздалегідь повідомляти власників завдань про майбутні завдання, щоб забезпечити їх доступність. Регулярно повідомляти про статус зацікавленим сторонам. Випробуйте та перевірте системи після завершення перемикання. Отримайте підтвердження схвалення продуктиву, яке документує згоду із зацікавленими сторонами про те, що завдання з переходу були успішно виконані.

Старт. Технічна архітектура та інфраструктура – Technical Architecture & Infrastructure має підтвердити, що продуктивна система працює в режимі запуску.

Група Операцій та підтримки – Operations and Support переходить до процесу «гіперопіки» продуктивної системи. Головне завдання – стабілізація рішення. Спеціальна підтримка з боку команди проекту протягом обмеженого періоду часу забезпечує прийняття нового рішення та допомагає ефективно вирішувати проблеми, що виникають у процесах та питання внесення оперативних змін до конфігурації. Організуйте процес для вирішення проблем впровадження, які кінцеві користувачі виявляють протягом перших днів і тижнів використання системи – використовуйте наявні клієнтські інструменти для ІТ-запитів. Переконайтеся, що бізнес-користувачі знають, до кого звертатися з питаннями – ключові бізнес-користувачі клієнта мають бути готові допомогти вирішити проблеми.

Передача підтримки до звичайної служби підтримки. Група Операцій та підтримки – Operations and Support передає повноваження та досвід звичайній службі підтримки на місці клієнта для безпечної та надійної експлуатації нової системи SAP S/4HANA. Це включає:

• Доопрацювання системної документації
• Завершення операційних процедур
• Перевірка організації підтримки клієнтів

Необхідно закрити всі відкриті проектні проблеми, що є необхідною умовою для остаточного закриття проекту. Оперативна відповідальність формально передається від команди, яка керувала новою системою SAP S/4HANA (зазвичай поєднання ресурсів команди проекту та ІТ-підтримки), до операційної групи ІТ-підтримки.

Закриття етапу. Управління проектом – Project Management та Група по прийняттю рішень – Solution Adoption виконують свої звичні функції по закриттю фази.

Насправді, це найсолодший етап проекту – всі зусилля не були марними! І хоча цей період дуже емоційно та фізично складний, факт що вийшло та працює дуже підтримує та мотивує команду. Обов’язково цей момент треба відсвяткувати, всією командою! Як казав один колега, формальності то таке, момент старту – момент появи перших документів користувачів в системі – він неповторний. Проектів впровадження складної цифрової системи дуже багато, а от успішний старт річ рідкісна! Неможливо описати радість і гордість від того, що бачиш як монітори користувачів компанії світяться інтерфейсом системи, і ті що вчора були навіть дуже грізними опонентами, після старту стають союзниками. Вони вже не шукають «чому б не стартувати», а «що вдосконалити».

Це і є стадія прийняття. Компанія починає нове життя, в новій системі. Стадія прийняття – час для оцінки нових перспектив та пошуку рішень. І це також відповідає цій стадії проекту – немає меж для вдосконалення! Зі стартом системи завершується проект по впровадженню, та починається нескінченний проект по вдосконаленню – по впровадженню всіх змін які приносить нам час, ринок, економіка.

Примітка Alloy: На наших проектах цю фазу називають «промислово-дослідною». Тут велика доля хитрощів – немає такого періоду при впровадженні системи. Як тільки ви перейшли в продуктивну систему, ви вже стартували і експлуатація стала промисловою. Те що компанії бояться і ведуть паралельний облік в двох системах і тому називають цю фазу «промислово-дослідною експлуатацією», це самозаспокоєння. Спроба ще «трошки впевнитись». На жаль, це посилює навантаження та стрес. Але нічого не поробиш, долаємо і цей період!

Головне:

• Налаштування та ініціалізація продуктивної системи
• Завантаження первинних залишків
• Закриття старих систем
• Стабілізація системи
• Передача підтримки системи до операційної групи ІТ-підтримки

Шевченко Тетяна

Литвиненко Артем