Що таке ERP і навіщо це компанії?

ERP системою часто вважають систему, що містить декілька функціоналів. Завжди, наприклад, вважається що базовою складовою ERP системи мають бути фінанси та облік, тоді додають логістичні процеси, процес бюджетування, управління людськими ресурсами. Це, як правило, джентльменський набір. Звичайно, може бути і більше складових. І от система, що має набір з декількох функціоналів гордо називається ERP системою. В самій же абревіатурі закладений головний сенс системи – це має бути система планування ресурсами компанії (Enterprise Resource Planning) і саме це робить клас системи. Іншими словами – від задуму продукту або сервісу до їх реалізації клієнту кожний крок відбувається в одній системі, в одній системі координат та понять, в системі яка призначена для виконання цих кроків, моніторингу всього шляху та оперативної, практично онлайн звітності по ключовим показникам діяльності. В цій системі практично закладається повний бізнес процес, з одночасним відображенням його мовою логістики – рух та управління товарами в кількості, мовою бюджетування – статті бюджету та контроль їх використання, мовою дебету, кредиту, рахунків та цифр, і т.д. Важливим принципом якісної ERP системи є принцип «єдиного вводу», тобто інформація має вводитись один раз, а всі зацікавлені сторони мають її побачити в зрозумілих для них поняттях – прочитати їх зрозумілою для себе мовою. Так само як і в бізнесі не може бути розірваних операцій («до ґудзиків питань немає?»), так само і бізнес користувач такої системи не може сказати «я бухгалтер, а не фінансист, нічого не розумію в вашому бюджеті». Отже, ERP система це про планування, це про бізнес, а не лише про бухгалтерію і це про якісно новий рівень користувачів системи та користувачів інформації з цієї системи.

Чи можливо це? Чи складно це? Чи дорого це? Так а в чому ж секрет хорошої ERP системи?

Так, це можливо і при чому вже давно. Компанії що є лідерами на своїх ринках, відповіли на це запитання. Варіантів вибору небагато, але вони є.

Так, це складно. Але це складно на першому етапі – проробити модель, закласти її правильно в систему, навчити користуватись системою. Це не складніше ніж запросити потрібну «на вчора» оперативну інформацію в десяти підрозділах, отримати її і спробувати якось «скомбінувати» отримані дані з різних систем, порівнюючи тепле з м’яким.

Так, це дорого. І знову ж таки – як порахувати? Купити систему для обліку, потім для бюджету, потім для обліку запасів, потім для управління людським ресурсам, спробувати всі ці системи потоваришувати, а потім – раз і вирішили випустити новий продукт, задіяти нові канали збуту (річ динамічна і з’являються ідеї збуту чи не постійно), або затіяли реорганізацію… Докупати функціонал по виробництву? Перелаштувати зв’язки між системами? А реорганізація… та може не треба її робити? І от з цього моменту не компанія керує бізнесом, а зоопарк систем, а компанія починає втрачати гроші…

Секрет простий: система має бути єдиною цифровою платформою компанії. Як мінімум три фактори на користь цього:

1. Відсутність перекладання інформації з системи в систему економить час та збільшує задоволеність клієнта. Не має такого бути, щоб, наприклад, стан твого рахунку був різним по виписці з банку, по запиту по IVR та на екрані банкомату
2. Для кожної окремої сутності використовується єдиний вимір. Не повинно бути втрат аналітики при перекладанні з мови однієї системи на мову іншої – наприклад, десь центром витрат виступає людина, а десь відділ, і це означає що на виході отримати інформацію нижчого рівня (до людини) неможливо, а отже отримуємо результат «середньої температури по палаті»
3. Масштабування як головна умова при виборі системи. Поява нового продукту або способу його продажу не має зупиняти роботу системи. Час налагодження системи під динаміку ринку це і є запорука успіху. Чим він коротший, тим більше економічної вигоди отримує компанія

І це все ще не враховує витрат на розробку інтерфейсів між різними системами, підтримку цих інтерфейсів, ліцензійних політик різних систем, наявність спеціалістів для кожної окремої системи. Отже, дорого чи ні – це треба рахувати в комплексі.

На виході ж кожний власник, акціонер, корпоративний директор та менеджер будь якої ланки очікує одного – оперативної, правдивої інформації, бажано «з перших рук» та на будь якому зручному пристрої ще щоб можна було її легко перевірити.

Прийняття рішення про впровадження ERP системи або її заміну знаходиться в компетенції вищого керівництва компанії, оскільки впливає на роботу всієї компанії та потребує значних фінансових ресурсів. Але на жаль при заміні системи керівництво асоціює бухгалтерські продукти з ім’ям компанії 1С та словом – бухгалтерія, тому вибір системи віддається на рівень головного бухгалтера і як результат, навіть коли вибір зроблено у напрямку однієї з систем класу ERP, підхід до впровадження залишається на рівні – ми автоматизуємо тільки бухгалтерію. Інші відділи компанії тримаються в стороні від процесу. Але так це не працює, тому що фактично бухгалтерія в рамках ERP системи це лише одна із багатьох складових і тому неможливо отримати якісний продукт при такому підході. Так, можливо впровадити одну бухгалтерію, але тоді виникає питання, а чому це коштувало так дорого? А все тому, що, це як купити якісну машину, зняти з неї чотири колеса, одне з них залишити у сараї, три прикріпити до мотоциклу з коляскою і дивуватись, що таке оновлення мотоциклу обійшлось якось дуже дорого. Так ваші 3 колеса, які якось тепер працюють, обійшлись вам по ціні купленої машини, та не принесли ніякої додаткової користі тому що і на старих ви непогано їздили. А все тому, що ERP системи світового рівня, крім, власне, бухгалтерського обліку, надають ще масу додаткових переваг, за які ви фактично і платите при їх купівлі. ERP системи надають наступні переваги:

• дозволяють закріпити на системному рівні модель розподілу фінансових та матеріальних засобів організації по напрямках діяльності 
• дають дійові контролі необхідні для сталого розвитку компанії
• мають вбудовані інструменти для побудови швидкого та якісного механізму оцінки інвестиційних рішень компанії
• завдяки репутації ERP системи світового рівня підвищує інвестиційну привабливість самої компанії
• прозорість та якість інформації, що зберігається в системі дозволяє якісно проходити аудит та зовнішні перевірки 
• сучасні інструменти, вбудовані в систему, дозволяють рутинні процеси віддати в автоматичну обробку, що в свою чергу дає можливість співробітникам приділити більше часу та уваги аналітичній діяльності
• сучасні ERP системи дають можливість скоротити час на закриття фінансових періодів та формування фінансової звітності

Наявність якісної ERP системи є ознакою наміру підприємства впроваджувати передові технології керування бізнесом, що відкриває шляхи до нових ринків і продуктів в умовах посилення світової конкуренції.

Тетяна Шевченко