SAP Activate: Друга фаза Підготовка (Prepare) Частина 2

Продовжуємо кроки фази Підготовки.

Група по прийняттю рішень (Solution Adoption) готує План управління організаційними змінами – огляд всіх запланованих заходів з управління змінами. Створюється команда управління оперативними змінами з залученням зацікавлених сторін (наприклад, списки користувачів системи, організаційні діаграми тощо), визначення комунікації, створенням концепції навчання, з точки зору того, що, навіщо, як і кому необхідно внести зміни.

Планування планів…. а вірніше, план по складанню плану по переходу. Результатом є перша версія плану дій, яка може слугувати основою для плану проекту. Основне – на виході перший ескіз технічного плану розгортання, зіставлення систем та технічних компонентів з апаратним забезпеченням: яка система працює на якому сервері. Виконується перевірка технічної безпеки.

Група з Інтеграції (Integration), готує реєстр інтерфейсів. Метою цього завдання є попереднє визначення зовнішніх систем, програм і бізнес-об’єктів або транзакцій, які необхідно інтегрувати з системою SAP S/4HANA. Готуючись до налаштування інтеграції: перевірте доступ до всіх необхідних систем, увійшовши в кожну з них; підготуйте список ключових інтеграцій, які необхідно продемонструвати під час семінарів із адаптації до стандарту. Скористайтесь шаблоном в MS Excel – S4H_005 Integration Interface List. Налаштуйте вибрані ключові інтеграції.

Якщо SAP Cloud ALM доступний, рекомендується документувати інтерфейси безпосередньо в ньому. Або можна використати для цих цілей SAP Solution Manager 7.2. Ведення Інформації про інтерфейси і бізнес-процеси в SAP Solution Manager має кілька переваг:

• Покращена видимість та уникнення дублювання ведення даних по інтерфейсам в різних інструментах.
• Вплив запланованих простоїв на ландшафт вашого рішення можна легше оцінити, особливо якщо інтерфейси призначені бізнес-процесам.
• Якщо система несподівано зупинилася або певний інтерфейс не працює належним чином через технічні помилки, ви можете визначити залежні бізнес-процеси безпосередньо в SAP Solution Manager.
• Нарешті, є інтеграція з програмою моніторингу інтерфейсів та з’єднань. Дані атрибутів інтерфейсів, які зберігаються в документації по кожному інтерфейсу, можна використовувати для налаштування каналів інтерфейсів моніторингу та відстеження попереджень в роботі інтерфейсів.

В якості акселератора надається шаблон реєстру інтерфейсів в MS Excel – TA_01.xlsx.

Оцінка конфігурації (або як ми називаємо – обстеження бізнес процесів компанії) – надання попередньої конфігурації та подальше розуміння процесів компанії на основі обсягу проекту та поточних операційних процесів замовника. Команда впровадження (Application Design and Configuration) проводить обговорення поточних бізнес-процесів замовника, щоб отримати фундаментальне розуміння бізнесу. Експерти з налаштування можуть використати анкети налаштування, щоб допомогти організувати та задокументувати обговорення бізнес-процесів.

• Завантажте Business Driven Configuration Questionnaire, що стосуються обсягу рішення. Уточніть кожну анкету, виключивши питання, які не входять до сфери реалізації.
• Розпочніть обговорення бізнес-процесу з експертом з бізнес-процесів на основі вдосконалених анкет.
• Включіть висновки, сформовані у процесі обстеження процесів, в робочі сесії по обговоренню стандартів системи.
• Додайте посилання на готові документи до цього завдання в SAP Cloud ALM.

В SAP Roadmap Viewer також є презентація How to Approach Fit-to-Standard Analysis and Design – Cloud, де можна познайомитись з підходом до аналізу та проектування відповідно до стандарту.

Команда впровадження створює документ про зміст проекту та визначення цілей проекту. Як правило, описує рішення SAP, цільовий продукт та сфери застосування.

Проводить семінар по стратегії взаємодії з користувачами – іншими словами, яким інтерфейсом будуть користуватись? Стратегія UX повинна бути живим документом, який постійно оновлюється в міру зміни очікувань і вимог.

Примітка Alloy: І це так, тому що в ході роботи та тісного знайомства з системою можуть виникнути різні бажання або навіть інше бачення до інтерфейсу. Також важливо домовитись який інтерфейс системи буде вважатись головним в компанії, від цього залежить і створення потім користувацьких інструкцій. Наразі система пропонує 3 типи інтерфейсів SAP Windows GUI, SAP Business Client та SAP Fiori. Докладніше про інтерфейси та їх відмінності можна прочитати окремо на нашому сайті.

Моделює процеси «як є», з SAP Signavio.

Готуємось до семінарів «по стандарту». Як саме? Готуємо систему – «пісочницю» – налаштовуємо її більш менш відповідно середньорівневому обстеженню бізнес-процесів компанії. Це система для ведення семінарів та більш глибокого обговорення та вивчення стандартів SAP.

Примітка Alloy: Всі, хто працював з системою та приймав участь у проектах впровадження системи, знає що таке «пісочниця», а от ті хто ні сном ні духом навіть закидали нам, що ми насміхаємось над ними, називаючи першу примірочну систему «пісочницею». Ну ми сподіваємось, що вони порозумнішали)))

Команда впровадження – підгодовує семінари та виконує демонстрацію процесів у налаштованій «пісочниці». Кожний семінар є спільною роботою та проводиться досвідченим консультантом/партнером SAP та ключовим співробітником компанії за напрямком. Консультанти повинні працювати із співробітниками компанії, щоб зрозуміти існуючі бізнес-процеси та ролі. Консультант повинен розуміти існуючий бізнес. Ключовий співробітник компанії повинен мати можливість виконувати свої бізнес-задачі, як стандартні процеси системи SAP, використовуючи додатки та транзакції системи.

Семінари з аналізу відповідності стандартам визначаються та плануються на основі унікального обсягу проекту замовника. Рекомендується структурувати семінари за сферами діяльності та бізнес-сферами. Необхідно підготувати матеріали для семінарів, включаючи демонстрації, шаблони для документування результатів, слайди для проведення семінарів, списки питань і необхідні рішення. Демонстрації ідеально базуються на SAP Best Practices та/або попередньо визначених процесах. Процеси мають бути адаптовані для використання специфічних даних проекту. Команда повинна повторно перевірити процеси та відпрацювати демонстрації безпосередньо перед проведенням семінару.

Використовуйте прискорювач Fit-to-Standard Workshops– Mural Template. Докладні відомості про елементи обсягу можна знайти за допомогою прискорювача Enterprise Management Layer для SAP S/4HANA.

Команда впровадження – разом з Аналітиками (Analytics) створює початковий список аналітики – шаблон, який буде використовуватися для запису приміток для аналітики (звітів) під час семінару(ів) із адаптації до стандарту. Надається шаблон списку в форматі MS Excel – S4H_025 Analytics List Template.xlsx.

Підготовка стандартної системи – є завершенням стандартного налаштування системи. Технічна архітектура та інфраструктура (Technical Architecture & Infrastructure) надає доступ до початкової системи (пісочниці або системи розробки) для підготовки та проведення семінарів, активує інтерфейс SAP Fiori у початковій системі, імпортує вміст SAP Best Practices у SAP Signavio.

Детальніше про типи інтерфейсів по роботі з системою SAP ми описали в окремій статті за цим посиланням.

Команда впровадження – визначає, чи достатньо стандартних попередньо налаштованих процесів і трансакційних даних для демонстрації всіх бізнес-процесів, покращує налаштування системи за допомогою додаткової конфігурації для підготовки до успішного пристосування до семінарів по стандарту. Деякі процеси можуть не повністю відповідати очікуваній сфері діяльності; тому важливо мати заздалегідь визначене та системне рішення. В якості акселераторів надається набір шаблонів Business Process Template Package та рекомендації по використанню контенту кращих практик – Recommendations for Use of SAP Best Practices Content.

Команда з Розширення (Extensibility) – налаштовує процес управління якістю користувацького коду, впроваджує відповідні інструменти перевірки якості програмного забезпечення, наприклад SAP ABAP Test cockpit або SAP Code Inspector, включає їх у процес розробки.

Підхід і стратегія міграції даних – тема дуже важлива та об’ємна. Вартує її починати якнайраніше. Група з Управління даними (Data Management) – аналізує та планує:

• Основні етапи переносу даних
• Обсяг необхідних наборів даних і вихідні системи
• Вимоги до ресурсів, ролі та відповідальність
• Розрахункові обсяги для різних наборів даних
• Необхідні інструменти (вилучення застарілих даних, очищення даних, панель керування міграцією тощо)
• Тестування міграції даних
• Перевірка даних
• Очищення даних
• Продуктивне навантаження та підтримка
• Звітність

Важливо вивчити основний інструмент міграції даних – SAP S/4HANA Migration Cockpit. Надається акселератор – презентація SAP S_4HANA Migration Cockpit – Migrate your Data to SAP S_4HANA.

Працюємо над Стратегією сприяння. Група по прийняттю рішень (Solution Adoption) проводить дослідження та інтерв’ю щодо стратегії сприяння для того, щоб проаналізувати поточні можливості навчання; наприклад, чи існує команда з навчання, інструменти та процеси. Необхідно задокументувати план навчання. Проаналізувати різні методи навчання та типи контенту в SAP Learning Hub та стандартних курсах SAP. Створити навчальну програму.

Підготовка та інсталяція інструменту розробки навчального контенту, щоб переконатися, що всі відповідні ресурси включені та користувачі які навчені «як використовувати» інструмент. За це відповідає Група по прийняттю рішень (Solution Adoption). Це завдання актуальне для клієнтів із інструментом розробки вмісту SAP Enable Now.

Із запровадженням нового рішення ваша поточна структура ІТ-підтримки зміниться. Група Операцій та підтримки (Operations and Support) робить уточнення операційних вимог –  виконує перегляд і адаптацію вашої поточної системи підтримки ІТ для підготовки підтримки нового рішення.

SAP надає, наприклад, найкращі практики щодо щоденних процедур адміністрування БД, процедур усунення несправностей, інструментів моніторингу. SAP також пропонує додаткову підтримку та програму, щоб допомогти клієнтам, особливо новачкам у продуктах SAP, створити Центр експертних знань клієнта – COE, який є центром співпраці між ІТ та бізнес-напрямками в компаніях. Перегляньте пропозиції та програми на порталі підтримки SAP, щоб ознайомитися з портфоліо послуг COE для клієнтів (сертифікація та консультаційні послуги). Перегляньте акселератор «Getting Started with Primary Customer COE». Акселератор містить загальні рекомендації SAP щодо створення Центру експертизи клієнтів.

Робота над цінністю проекту для компанії. Група по прийняттю рішень працює над створенням структури відстеження цінності та визначення зацікавлених сторін у бізнесі. Актуалізує карту цінності – підтверджує, що визначені ключові зміни процесу, ключові показники ефективності та чинники цінності є точними. Вам також необхідно визначити потенційні додаткові KPI та те, яким чином буде обчислюватись кожен з них.

При закритті фази користуйтесь QGate Checklist Concept SAP Activate Accelerator, щоб переконатися, що все охоплено під час Quality Gate. Представляйте Раді зі стандартизації рішень будь-які розробки та модифікації, що відхиляються від 5 золотих правил. Шаблон S4H_040 5 Golden Rules Checklist Template надано в MS Excel форматі.

Примітка: Окремо про золоті правила читайте у наступній статті.

В SAP Roadmap Viewer для цієї фази визначено 28 кроків, задіяність майже всіх робочих потоків. Дуже насичений період, і це все ще підготовка. Не всі кроки обов’язкові, аналізуйте, думайте, приймайте спільні рішення. Звичайно, кроки виконуються не послідовно, один за одним, потоки працюють по своїм напрямкам паралельно, якщо це не спільні завдання. Ми описали всі кроки, користуючись відкритими джерелами, перш за все з метою виявити акселератори, помічники та прискорювачі, тобто оті самі кращі бізнес практики, які SAP підготував та пропонує..

На цьому етапі залучені серйозні програмні продукти такі як SAP Signavio та SAP Cloud ALM. Щоб вони стали реально акселераторами, їх треба вивчити. Оскільки часу це займе багато, то краще щоб в команді були носії практичних знань по цим продуктам. Або починаємо вивчати їх вже на першій фазі – фазі Відкриття (Discover).

Навіть в наших, надшвидкісних проектах, цей етап займає десь біля трьох місяців. Це пов’язано з тим, що йде багато паралельної роботи в потоках, наприклад може ще доформовується команда, обстежуються процеси, проходить первісне навчання і дуже часто виникає спротив іншим підходам до реалізації процесів, не так як це було в старих системах. Це складна робота по роз’ясненню чому стандартні засоби мають використовуватись замість накручування системи під забаганки, та ще й при цьому необхідно визначити, це забаганки, чи це реально унікальні риси процесу які необхідно реалізувати у новій системі. Також, це ще психологічний етап формування єдиної команди, формування довіри. І це етап узгодження фундаменту майбутньої системи – надважливий момент, помилки в якому можуть бути дуже критичними загалом для всього проекту.

Якщо продовжувати порівняння з моделлю прийняття неминучого, то фаза Підготовка це стадія гніву. На цьому етапі можуть бути сплески агресії, хтось думає, що його ніхто не розуміє і шукає об’єкт, на якого він буде злитися. Є місце перетину інтересів різних робочих проектів. Так, наприклад, управління проектом може вважати що детальний план та щоденна його актуалізація, запорука ефективного проходження етапу, консультанти ж, маючи дуже інтенсивний графік по обстеженню процесів, спілкуванню з ключовими користувачами та налаштуванню системи для демонстрації та навчання, так зовсім не вважають. Та найбільший чинник гніву, на наш погляд, є обмеження годин в добі)))

Головний фактор, який може втримати етап Підготовки в коротких термінах (наша власна думка, звичайно) – це професійна команда + досвідчене керівництво проекту, які знайомі не лише з системою, а й з акселераторами, в яких є досвід впровадження не однієї системи, а значить і гнучкість в виборі кращих рішень. Це все має створити довіру до проектної команди або підрядника і допомогти якісно пройти цей дуже важливий етап.

Головне наприкінці цієї фази це:

• Є команда
• Є орієнтовний план
• Є системи та доступ до них
• Є навчені стандарту ключові користувачі
• Є загальна карта процесів компанії з інтеграцією з зовнішніми системами
• Є організаційна модель
• Є статут

Шевченко Тетяна