Смаколики SAP S/4HANA – Splitting

Красиве англійське слово Splitting, українською – “Розділення”. Поговоримо про можливість системи розділяти бухгалтерський документ по налаштованим правилам. Ця можливість з’явилась разом з поняттям “Гнучкої Головної книги” в SAP ERP ECC6.0. Перехід на гнучку головну книгу не був обов’язковим, але як то кажуть – наполегливо рекомендованим (strongly recommended). На питання головбуха однієї дуже прогресивної компанії навіщо переходити, бо перехід достатньо складний і потребував багато ресурсів, було сказано, що от регістри і от splitting. Саме тоді ми вперше почули про цю можливість. В SAP S/4HANA ви можете і не активувати можливість розділення, але тут вже є нюанси…

Що таке розділення документу

Розділення документів потрібне з двох основних причин: 

• Дозволяє компаніям розділяти позиції фінансових документів, щоб можна було скласти повну фінансову звітність за певними характеристиками, такими як наприклад центр прибутку, сегмент та інше. Завдяки цій функції сегментна звітність може виконуватися відповідно до вимог загальноприйнятих принципів бухгалтерського обліку (GAAP).
• Допомагає аналізувати доходи, витрати, оборотний капітал тощо для вимірювання ефективності центру прибутку або сегмента.

У SAP S/4HANA фінансовий документ має два представлення для перегляду:

• Entry view (Представлення ведення) – представлення записів позицій головної книги у документі, як це було у попередній системі SAP ERP. Це представлення документу у форматі ведення, тобто як користувач вводить документ у транзакції внесення документа у систему. Дані в поданні документа зчитуються технічно з таблиць BKPF і BSEG. Це схоже на те, як запис документа виглядає в класичній головній книзі. 
• General ledger view (Представлення у ракурсі головної книги) – перегляд у представлені головної книги, що відображає додаткові рядки позицій, які виникли при розподіленні по характеристикам розподілу документа згідно з налаштуванням розподілу. Цей ракурс дозволяє переглядати документ у різних книгах і валютах. У поданні головної книги дані зчитуються з таблиць BKPF та ACDOCA на основі таблиць головної книги SAP S/4HANA. 

Примітка: Якщо розділення документа не активне, обидва подання відображатимуть однакову інформацію.

У SAP S/4HANA документи, пов’язані з оцінкою в іноземній валюті (наприклад, транзакція FAGL_FCV), або транзакції контролінгу (наприклад, транзакція KB11) та інші, не матимуть перегляду записів у форматі вводу, тобто не матимуть записів у таблиці BSEG або BSEG_ADD. У цих документах можливий лише перегляд у представленні головної книги.

Примітка: Якщо є користувацькі звіти по роботі з такими документами, то вони не будуть коректно працювати при переході на S/4HANA і такі звіти необхідно буде переробити з урахуванням нової схеми збереження даних у системі. Стандартні звіти модифіковані для роботи з новою схемою оновлення таблиць. Наприклад, звіт перегляду позицій головної книги FAGLL03H оптимізовано у SAP S/4HANA для коректного відображення подання у ракурсі ведення та ракурсі головної книги. 

На малюнку нижче показано приклад рахунка-фактури постачальника в поданні ракурсу ведення і поданні ракурсу головної книги.

Для виконання розділення документа фінансові позиції документа повинні бути заповнені характеристиками розділення, щоб можна було скласти повністю збалансований фінансовий документ відповідно до цих характеристик. SAP за замовчуванням надає такі характеристики:

• Центр прибутку
• Центр витрат 
• Сегмент
• Бізнес-сфера

Крім того, компанія також може використовувати поля, визначені самостійно (блок контирування) як характеристики розділення. Поля центру прибутку та сегмента є загальновживаними елементами в більшості компаній для розділення документів. Хоча розділення документів підтримує таку характеристику як бізнес-сфери, SAP рекомендує використовувати центри прибутку для отримання фінансової звітності, оскільки центр прибутку повністю інтегровано з головною книгою SAP S/4HANA. 

Примітка: Згідно SAP note 2760863, у S/4 HANA ми рекомендуємо використовувати центри прибутку та/або сегменти. У версії SAP S/4HANA on premise і приватній хмарі бізнес-сфера все ще підтримується для клієнтів міграції з причин сумісності. У SAP S/4HANA на локальних і приватних хмарних інсталяціях ми рекомендуємо використовувати центри/сегменти прибутку замість бізнес-сфери.

У SAP S/4HANA загальнодоступної хмарної версії бізнес-сфери не підтримується. У контексті використання класичної Головної книги, бухгалтерський облік по бізнес-сферам підтримуватиметься у відомому обсязі; лише подальший розвиток у контексті класичної бухгалтерії Головної книги не планується. Майбутнього розвитку бізнес-сфери не буде. 

SAP визначає центри прибутку та сегменти з різних бізнес-операцій. У таблиці нижче узагальнено категорії рахунків і те, як загалом визначаються характеристики центру прибутку та сегмента з різних бізнес операцій та подій.

Рахунки витрат:

• Похідні від об’єктів витрат (наприклад, центр витрат, внутрішні замовлення, ІСР-елементи)
• Визначення за умовчанням як у транзакції OKB9

Рахунки неопераційних витрат (наприклад, рахунок прибутків/збитків в іноземній валюті):

• Призначення за замовчуванням як у звіті FAGL3KEH
• BAdI FAGL_3KEH_DEFPRCTR
• Правила заміщення у фінансах
• Ручне введення

Рахунки доходів:

• Основний запис матеріалу
• Ручне призначення у замовленнях збуту

Основні засоби:

• Основні дані ОЗ (вкладка, залежних даних  від часу) — центр витрат, внутрішнє замовлення, ІСР-елемент або центр прибутку (доступно з SAP ERP 5)

Рахунки інвентаризації матеріальних запасів:

• Основний запис матеріалу

Готівка і банк:

• Призначення за замовчуванням через звіт FAGL3KEH та/або за допомогою BAdI FAGL_3KEH_DEFPRCTR
• Розширення користувача, викликані правилом заміни (OpenFI)

Дебіторська заборгованість (Позиції клієнтів):

• Згідно позицій прибутків і збитків (P&L) за допомогою конфігурації активних правил розподілу документів

Кредиторська заборгованість (позиції  постачальників):

• Отримано з кредиторських позицій за допомогою активної конфігурації правила розподілу документа

Інші рахунки головної книги:

• Ручний ввід або BAdI або розширення користувача, ініційовані через зміну облікових рахунків

Загальна схема розподілу документів при внесенні у систему

Завдяки розділенню документа став доступний (і SAP його реалізував) журнальний запис документа у вигляді Т-рахунків.

Дуже корисним також є можливість побудувати потік документів для візуалізації зв’язку з документами інших компонентів системи. 

Для ефективного використання можливості розділення документів в системі необхідно дуже ретельно продумати модель даних на початку проекту. Зміни моделі в подальшому будуть розглядатись як окремий проект і будуть, відповідно, потребувати додаткових ресурсів. Але, на нашу думку, варто витратити на це час і в подальшому використовувати цей функціонал. Як мінімум, продумана модель розділення це порядок в системі і ясність моделі Фінансів в цілому. Також продумана система розподілу документів спрощує формування звітів по аналітичним показникам, фактично звіти можна сформувати за одне зчитування даних з таблиці ACDOCA.