SAP Signavio Process Intelligence

Коли починаєш знайомитись і вивчати нові продукти і рішення SAP, то спочатку тебе накриває емоція досліджень, енергія пошуку і жага скоріше це випробувати практично. Але через деякий час ти вимушений відкласти вивчення та переварити емоції – “це космос”, “це не про нас”, і врешті решт “що з нами не так”? Те чим опікуються наші компанії, ті потреби які вони генерують, попит на ті ІТ продукти який вони формують, все це говорить – відкладай дослідження, це поки не потрібно, не зрозуміють, не доросли. 

І все ж – дорогу подужає, той хто іде. Треба вивчати, треба поширювати, треба починати наближатись.

Сьогодні поговоримо про типові проблеми та їхні першопричини у критично важливих наскрізних бізнес-процесах – “від закупівлі до оплати”. На перший погляд це саме те що найголовнішим в бізнесі: збільшити прибуток, покращити грошові потоки та мінімізувати ризики.

Навіть перелічення типових вузьких місць та їх категоризація з описом, вже є підказкою, як інструменти системи можуть допомогти.

Розглянемо, як використовувати SAP Signavio Process Intelligence, щоб виявити можливості в рамках існуючих процесів для покращення оборотного капіталу, оптимізації прибутку, точного налаштування процесів тощо. Він отримує дані з ваших ERP-систем, щоб дати вам чітке уявлення про те, що насправді відбувається. 

SAP Signavio Process Intelligence поглиблює ваш аналіз. Він допомагає оптимізувати операції, покращити обслуговування клієнтів і виявити проблеми з дотриманням нормативних вимог до того, як вони стануть проблемою.

Розглянемо як використання контракту може поліпшити скорочення витрат.

З якими викликами стикаємось:

• Часті зміни цін:
  • Без фіксованих цінових угод постачальники можуть часто змінювати ціни, збільшуючи непередбачуваність та витрати.
• Проблеми з бюджетуванням:
  • Відсутність заздалегідь визначених витрат і термінів ускладнює точне прогнозування та бюджетування.
• Відсутність договірного ціноутворення:
  • Може призвести до втрати переваг договірних цін, знижок за обсяг та вигідних умов оплати, що призводить до збільшення витрат на товари та послуги.

Першопричини того, що в системі існують ситуації коли є створені замовлення на закупівлю без посилання на договори на закупівлю або інфо-запис, наступні:

• Відділ закупівель не залучений
 до процесу закупівель
• Брак навчання та обізнаності: співробітники відділу закупівель недостатньо ознайомлені з існуючими умовами контрактів та способами їх ефективного використання. 

• Відсутність візуалізації та доступності: призводить до недостатньої поінформованості про обговорені умови та положення.

Для глибшого аналізу цих проблем компанія SAP пропонує новий інструмент SAP Signavio Process Intelligence, в якому пропонується побудувати карту процесу “від закупівлі до оплати” (Procure-to-Pay), і надалі по цій карті стає можливим прослідковувати хід виконання  всього процесу закупівлі від виникнення потреб та контрактів до надходження товарів або послуг, та виставлення рахунків у системі SAP ERP. Process Intelligence фіксує події, пов’язані з різними бізнес-об’єктами: заявкою на закупівлю, контрактом, замовленням на закупівлю , вхідним документом надходження матеріалу або послуги та рахунком-фактурою.

Для спрощення налаштувань SAP Signavio містить набір шаблонів процесів, якими можна скористатися при налаштуванні власної схеми процесів. Використовуючи шаблони, необхідно також створити екстрактор даних з облікової системи SAP. Шаблони допомагають у визначенні таблиць, з яких Signavio Process Intelligence видобуває дані, структурує та будує аналітичні звіти в самих різноманітних ракурсах. Процес створення екстрактору даних та налаштування з’єднання доволі не простий процес, а тому ці дії зазвичай налаштовують адміністратор системи Signavio. Після налаштування карти процесів можна перейти до використання спеціалізованих акселераторів, які працюють з видобутими даними.

Value Accelerator Library

Скористаємось прискорювачами створення цінності з Value Accelerator Library.

Отримуємо набір інтерактивних дашбордів та графіків. І навіть якщо вам складно придумати які аналітики та індикатори вам потрібні, то світовий розум, штучний інтелект та консолідовані кращі практики приходять на допомогу, по одному кліку!

Щоб скористатись з акселераторами, ми зв’язали тестову SAP Signavio Process Intelligence з нашою тестовою SAP S/4HANA системою, з нехитрим переліком замовлень на купівлю, та не до кінця пройденими та закритими процесами. І отримали вердикт…

Дашборди згруповані на 8 сторінках:

Для прикладу, розглянемо аналітику витрат по контрактам – Spend Under Contract

Дійсно, в системі створено 41 позиція замовлень на закупівлю, 1 угода про поставку та 10 пропозицій. Загальна сума вартості ще не виконаних закупівель, виключаючи поставлені, але невідфактуровані позиції – 15 790 358 доларів. Дашборд виводить суму в доларах, автоматично конвертуючи дані за курсом валют, які введені в системі SAP S/4HANA. З пропонованими аналітиками далі потрібно працювати та досліджувати. Фільтрувати інформацію можна неймовірно гнучко – дуже багато варіантів для фільтру та й встановлювати їх можна безпосередньо на плитку чи на весь дашборд, наприклад можливо швидко відфільтрувати дані за обраними контрагентами або групами матеріалу.

Так, знаючи що шукати та порівнювати, можна провести ці дослідження безпосередньо в системі ERP. Але часу це займе набагато більше. Та й бізнес чекати не любить, він змінюється щохвилини, дані ж у SAP Signavio ми можемо оновлювати безпосередньо у діалозі або у автоматичному режимі, налаштувавши розклад, за яким система SAP Signavio буде отримувати нові дані для формування аналітичних дашбордів та графіків.

Хотілось би підкреслити – ключові аналізатори даних, які використовуються у системі, зібрані на основі роботи великої кількості аналітиків, різних компаній, різних країн та різних галузей. Вони надаються в якості готових акселераторів в системі SAP Signavio. Складно буде не знайти що саме потрібно для аналізу саме вашого бізнесу. Але і в цьому випадку немає проблем – ви завжди зможете створити свої дашборди, віджети та провести власні дослідження. А тому, використовуючи найкращі практики, ви зможете ефективніше виявляти і усувати недоліки процесів, підвищувати операційну ефективність та оптимізувати ресурси своєї компанії.