Прискорюємо фінансове закриття: Нарахування витрат

В продовження теми про фінансове закриття періоду та як його прискорити, починаємо серію статей по процедурам закриття.

Для початку коротко зупинимось на основних принципах МСФЗ (Міжнародних Стандартів Фінансової Звітності). Облік за МСФЗ це є реальність нашого часу, і ми сподіваємось, що саме ці стандарти надалі будуть єдиними правилами і нормами ведення обліку в Україні. Деякі країни взяли міжнародні стандарти без змін, а інші, наприклад, Україна, вирішили підійти до них місцями творчо і, на жаль, іноді ця творчість протирічить тому, як це реалізовано у світі та системі.  

Головними принципами МСФЗ є:

• метод нарахування (всі події відображаються в звітах за відповідний період незалежно від руху коштів);
• принцип безперервної діяльності.

Отже, всі витрати, понесені за період мають бути визнані в цьому періоді. Якщо компанія не отримала підтверджуючих документів (рахунків, накладних), вона має зробити нарахування витрат.  Для цього в системі SAP є відповідний функціонал, він називається Accruals Management, а от українською він названий трохи дивно – Керування розмежуванням. В обліку має з’явитись проведення витрат і заборгованості, а коли прийде первісний документ, то він має бути проведений в системі тоді коли буде отриманий, але це вже повинно не впливати на результат періоду.

Керування нарахуваннями в SAP S/4HANA

Керування нарахуваннями в SAP S/4HANA пропонує різні функції виконання такої операції – наприклад, ручне нарахування та нарахування на основі замовлень на купівлю. 

На додаток до розрахунку і проведення нарахувань, система може точно коригувати суми нарахувань в результаті пов’язаних транзакцій, таких як рахунки-фактури. Це означає, що фактично понесені витрати зменшують – або використовують – суми нарахувань. Більше того, ви можете звільнити суми нарахувань, які більше не потрібні.

Для типів операцій нарахування використовуються різні типи проводок:

• IP – Первісне проведення, виконується коли створено об’єкт нарахування, та можна провести загальну суму.
• PP – Періодичне проведення – сума, розрахована методом нарахування для окремих періодів, може бути проведена.
• FP – Автоматичне проведення (також називається заключним проведенням). Ця операція дозволяє зменшити нарахування шляхом проводки на якийсь інший рахунок, наприклад, рахунок прибутків і збитків. Цей тип проводок відбувається, якщо статус об’єкта нарахування змінюється на “Достроково завершений”.

Керування нарахуваннями також дає вам можливість налаштувати процедуру перевірки і затвердження сум нарахувань, розрахованих і запропонованих системою. Таким чином, ви можете перевірити суми перед проведенням і відкоригувати їх вручну, якщо це необхідно. Можливі наступні варіанти обробки:

• Перегляд: Користувач може відкоригувати запропоновані системою суми періодичних нарахувань. Якщо жоден користувач не здійснить перегляд, система проведе  запропоновані суми.
• Затвердження: Затверджувач може затвердити або відхилити запропоновані системою суми періодичних нарахувань. Якщо ніхто не затвердить суму, система не буде проводити нарахування для цього об’єкта нарахування.

З технічної точки зору, функції управління нарахуваннями базуються на механізмі розмежувань (нарахувань), який розраховує суми, що проводяться у фінансовому обліку за наступними правилами:

• Нарахування вручну: Для ручного нарахування ви вводите дані господарської операції, яка підлягає нарахуванню, або завантажуєте відповідні дані в механізм нарахування. Система автоматично розраховує суми.
• Нарахування за замовленням на поставку: При нарахуванні замовлень на поставку необхідні дані беруться з компонента “Управління матеріалами”, переносяться в механізм нарахування і автоматично конвертуються в об’єкти нарахування. Система автоматично розраховує суми.
• Нарахування по відомості виконання робіт: Для нарахувань на підставі актів наданих послуг програма інтегрується з компонентом “Закупівля та облік послуг” компонента “Управління матеріалами” і виконує нарахування на підставі сум не затверджених актів наданих послуг.

Обробка об’єктів нарахування

Якщо ви хочете ввести дані для господарської операції, яка має бути нарахована або відстрочена, спочатку створіть об’єкт нарахування. Об’єкт нарахування містить всі дані, необхідні системі для розрахунку і проведення нарахувань або відстрочок для цієї господарської операції. Функції створення та зміни об’єкта нарахування є основними функціями, які використовуються для управління та контролю процесів нарахування.

Вказуємо контирування для витрат:

Рахунки, як правило, налаштовуються. Також є можливість, в деяких випадках, вказати інший рахунок.

При збереженні об’єкта система генерує початкову проводку. В нашому прикладі, витрати були проведені в повному обсязі, при отриманні рахунку-фактури, тому початковою проводкою ми прибираємо невідповідні до періоду витрати.

Періодичний прогін проводок

Прогін нарахувань запускає проводки нарахувань за звітний період. Ви також можете скасувати окремі проводки нарахування. При прогоні за перший період отримуємо нарахування витрат за перший місяць оренди.

Об’єкт нарахування містить всі дані, необхідні для відображення господарської операції. Для ручних нарахувань об’єктом розмежування може бути договір оренди або лізингу. Для нарахувань за замовленнями на купівлю об’єктом розмежування завжди є замовлення на купівлю.

Структура об’єкта нарахувань нагадує договір або замовлення на купівлю, тобто так само, як і документи договору або замовлення, вони містять відповідно позиції нарахувань, а сам об’єкт розмежування може містити один або кілька підоб’єктів розмежування.  На основі цих даних можна розрахувати і провести різні нарахування:

• Загальна сума до нарахування
• Загальна кількість для нарахування (не обов’язкова додаткова інформація, яка не використовується для розрахунку нарахування)
• Термін, протягом якого буде нарахована сума

Підоб’єкт нарахування має значення лише для нарахувань за замовленнями на купівлю: підоб’єкт кореспондує з позицією замовлення на закупівлю та котируванням. При перегляді об’єктів нарахувань бачимо структуроване дерево всіх об’єктів.

Також, при необхідності, крім валюти операції (валюта коду компанії 00), вказаної заздалегідь, ви можете вказати додаткові типи валют, які відображаються в певних поданнях в управлінні нарахуваннями. Суми в цих валютах доступні в інформаційних цілях і не проводяться. 

Тип позиції (в нашому прикладі – COSTS Розмежування витрат) може бути похідним – значення для цього типу об’єкта нарахування і є результатом розрахунку з використанням сум з інших типів об’єктів нарахування. Система обчислює це значення, наприклад, шляхом додавання сум для двох типів об’єктів нарахування або віднімання суми одного типу об’єкта нарахування від суми іншого.

Обчислення сум розмежування також може бути гнучким. Основні алгоритми типів нарахувань включені в стандартну поставку. Однак, ви можете створити власний метод нарахування. У цьому випадку ви повинні реалізувати відповідний ABAP-інтерфейс IF_ACE_CFG_METHOD. Приклади реалізації інтерфейсів можна знайти у відповідних налаштуваннях.

І далі, визначивши компонент застосунку, можна отримати приклади відповідних реалізованих класів.

Також, на наш погляд, дуже зручною є функція завантаження розрахованих даних і далі залишається лише виконувати періодично прогін нарахувань.

У Фінансовому обліку ви також можете створювати нарахування за допомогою функції Повторювані проводки. На відміну від повторюваних проводок, функції ручних нарахувань мають такі переваги:

• Вам потрібно лише один раз ввести операцію нарахування, після чого вона буде розрахована і проведена автоматично.
• Більша гнучкість, що означає, що розраховані суми нарахувань можуть змінюватися
• Відображення складних правил розрахунку
• На відміну від повторюваних проводок, використання цього функціоналу не залишає “недосписаних” копійок

Окремо хочемо підкреслити, що не тільки витрати можна нараховувати, але й визнавати відкладені доходи.

Переваги механізму нарахування S4 HANA

Оптимізовано для S/4HANA

• Повністю інтегрований з Головною книгою:
  • Підтримуються всі валюти Головної книги
  • Проводки механізму нарахування зберігаються тільки як рядки універсального журнального запису в таблиці ACDOCA.
  • Підтримується варіант фінансового року для Головної книги.
  • Підтримується стандартне сторнування FI, наприклад, за допомогою транзакції FB08 або F.80.
• У механізмі нарахування немає підсумкових записів:
  • Кількість полів у звітах не обмежена.
  • Не потрібно проводити окреме перенесення залишків на майбутні періоди. Достатньо перенесення залишків по Головній книзі. Транзакція ACACCARRYFORWARD застаріла.
  • Дозволяє створювати складні проводки – за допомогою визначених користувачем схем проводок можна створювати більше двох рядків.
  • Дозволяє за бажанням переглядати та/або затверджувати періодичні нарахування в кінці періоду.
• Можливе масове завантаження об’єктів нарахування

І головне – вся інформація зберігається в системі, а не в сотнях ексель файлах, створення проводок відбувається автоматично, виключаючи помилки, а якщо суми потрібно змінити, що є нормальною ситуацією – наприклад, при зміні умов договору, то це легко виправити.

Приклад  варіанту нарахування за замовленням на поставку ми розглянемо в наступній статті.