IS-A-VMS – це галузеве рішення для сфери продажів і послуг, необхідне як імпортеру транспортних засобів, коли ви маєте справу з виробниками оригінального обладнання (OEM), так і дилерам з продажу нових і вживаних автомобілів. VMS (Vehicle Management System) пропонує повну інтеграцію всіх відповідних процесів, таких як закупівлі, продажі, доопрацювання, обробка повернень, обмін на інше та обробки запитів на обслуговування автомобілів. VMS також підтримує архівування даних автомобілів.

Доречі, перше впровадження цієї системи у автоімпортера, наскільки мені відомо, було виконано в Україні у 2004-2005 роках, коли ця функціональність навіть ще була на етапі кінцевого тестування.  Дилер компанії Фольксваген в Україні почав її впровадження і у 2005 році вона була запущена в продуктивну експлуатацію, в частині замовлення та продажу дилерам автомобілів. Особливістю впровадження була автоматична передача даних по замовленим автомобілям з SAP у систему замовлень та відслідковування виробництва компанії Фольксваген – система NADIN, а також отримання з цієї системи назад у SAP  статусів проходження виробництва по кожному автомобілю.

Загальне

Для імпортера транспортних засобів VMS служить центральним інструментом для управління, закупівлі, продажу/розповсюдження та відстеження транспортних засобів. Дилери використовують його як робоче місце для налаштування, пошуку, закупівлі та відстеження транспортних засобів для кінцевих клієнтів. Дилери можуть увійти у систему імпортера віддалено через Інтернет і отримати доступ до даних. Для цього дилеру не потрібна власна система SAP, йому потрібен лише інтернет-браузер, за допомогою якого він працює зі спрощеним інтернет-інтерфейсом VMS.

Примітка: Слово імпортер використовується як загальний термін для охоплення таких організацій, як центри розподілу, логістичні центри, торговельні організації, що належать виробникам, тощо.

На наступному малюнку показано використання VMS у закупівлі транспортних засобів, продажу транспортних засобів та їх обслуговуванні.

Основні функції і можливості VMS для автодилерів включають:

• Управління продажами: VMS допомагає автодилерам вести облік клієнтів, управляти продажами автомобілів та різними варіантами їх комплектації. Воно також надає інструменти для управління запасами та цінами.
• Обслуговування автомобілів: Рішення дозволяє автосервісам планувати і виконувати роботи з технічного обслуговування та ремонту автомобілів, враховуючи графік, доступність запасних частин і навіть здатність взяти на роботу автомобіль на різний строк.
• Управління запасними частинами: VMS дозволяє дилерам і сервісним центрам вести облік запасних частин, замовляти їх, контролювати складський залишок та забезпечувати швидку доставку для ремонту автомобілів.
• Моніторинг і аналітика: Рішення надає інструменти для моніторингу діяльності дилерів та сервісних центрів, а також для аналізу даних про продажі, обслуговування та інші ключові метрики бізнесу.
• Інтеграція: VMS може бути легко інтегровано з іншими системами, такими як системи управління клієнтами (CRM), фінансові системи та інші. Це допомагає забезпечити зв’язність всіх аспектів автомобільного бізнесу.

Основні переваги VMS для імпортерів включають:

• VMS допомагає імпортерам відстежувати і керувати усіма етапами поставок, починаючи з замовлення автомобілів і закінчуючи доставкою до дилерів. Це спрощує процес і зменшує можливість затримок та помилок в поставках.
• Імпортери можуть ефективно керувати запасними частинами та послугами обслуговування, що дозволяє забезпечити якісне обслуговування клієнтів і підтримку автомобілів після продажу.
• VMS забезпечує доступ до різноманітних звітів та аналітичних даних, які допомагають імпортерам аналізувати продажі, ланцюжок поставок та інші важливі метрики бізнесу. 
• VMS дозволяє імпортерам ефективно керувати продажами, включаючи облік клієнтів, замовлень та конфігурацій автомобілів. Це допомагає вивести на ринок правильні продукти та пристосовувати їх до потреб клієнтів.
• VMS може бути легко інтегровано з іншими системами, такими як системи управління клієнтами (CRM), фінансові системи та інші, що спрощує обмін даними та підвищує ефективність.

Інтеграція всередині SAP

VMS повністю інтегрована в прикладні компоненти SAP S/4HANA, такі як MM – закупівлі та управління запасами , SD – збут, CS – сервісне обслуговування клієнтів , FI/CO – Фінанси та інше.

• Для конфігурації транспортного засобу у VMS використовується стандартна система класифікації. У стандарті активовано загальний екран призначення характеристик, причому ви можете налаштувати будь яку кількість характеристик, які вам потрібно використовувати.
• Для закупівлі використовується стандартна система закупівлі SAP яка спрощена экранами VMS, але ви отримуєте стандартні замовлення на закупівлю, а також весь стандартный звітний аппарат доступний у ММ. 
• Аналогічно управлінню закупівель та запасів, ви отримуєте спрощений варіант створення документів збуту, але, по факт, ви маєте стандартні документи збуту з усім ланцюжком продажу. 
• Ви можете запровадити VMS разом із SAP Advanced Planning and Optimization (SAP APO) як систему планування та з SAP Business Information Warehouse (SAP BW) як систему звітності для цілей аналізу та оцінки. 
• Дилери можуть використовувати інтерфейс користувача FIORI у браузері.

На наступному малюнку показано повну інтеграцію від планування попиту до оцінки й аналізу.

Особливості

При розробці інтерфейсу VMS була використана концепція  одного екрану, тобто, існує транзакція одного екрану (на основі транспортного засобу як об’єкта) з інтегрованим інтерфейсом для основних даних транспортного засобу, пошуку транспортного засобу та дій з ним.

• Основні дані транспортного засобу – Ви можете централізовано керувати всіма своїми транспортними засобами в пулі даних транспортних засобів і, таким чином, зробити їх доступними собі та своїм дилерам. У цьому наборі даних можна зберігати основні ділові та технічні дані для автомобіля. Бізнес-деталі включають такі дані, як статус транспортного засобу (створений, замовлений тощо) або доступність транспортного засобу (наявний, зарезервований, проданий тощо). Технічні деталі включають такі дані, як індивідуальні характеристики транспортного засобу (кінська сила, тип двигуна, колір тощо), як вони були визначені в конфігурації варіанту.
• Пошук транспортного засобу – Існують різноманітні комплексні функції, які ви та ваші дилери можете використовувати для пошуку транспортних засобів у пулі даних. Критеріями пошуку є, наприклад, дані транспортного засобу, конфігурація, статус транспортного засобу, розміщення документів або кінцевий клієнт/споживач. Основою для пошуку завжди є конкретна модель автомобіля або вибір моделей. Ці моделі створюються як конфігуровані матеріали в системі SAP. Концепція фільтра гарантує, що дилери, які ввійшли у вашу систему, бачать лише ті транспортні засоби, які ви їм призначили або дозволили для перегляду.
• Система дій / активностей – Ви можете виконувати різноманітні дії для транспортного засобу легко та швидко з системою VMS. Під дією ми маємо на увазі бізнес-функцію, яка впливає на закупівлю автомобіля у виробника імпортером або продаж автомобіля дилеру.
  Наприклад: створити або змінити транспортний засіб, створити замовлення на купівлю (у виробника), створити замовлення на продаж/доставку/вихідний рахунок-фактуру (для дилера) і створити рахунок фактуру, або відпуск товару дилеру/клієнту.
  
  Значна частина дій, які надає SAP S/4HANA, базується на стандартних транзакціях SAP: вони надаються в окремому та простому у використанні інтерфейсі, але з повною функціональністю.
  
  Документи та проводки, створені за допомогою цих дій, також є стандартними документами, проводками SAP S/4HANA, які зберігаються в прикладних компонентах MM, SD, CS або FI/CO в системі SAP.
  
  Окрім цих загальних бізнес-дій, існують також спеціальні дії VMS, наприклад, дії для бронювання, дії, які приховують або показують транспортні засоби для інших дилерів, дії для зміни транспортних засобів, для встановлення місця розташування транспортного засобу або для призначення кампанії з продажу.
  
  Ви можете покращити стандартні дії, які надаються, відповідно до власних вимог, або запрограмувати власні дії. Концепція дії є модульною та гнучкою, тому ви можете будь-коли налаштувати її відповідно до змін у ваших бізнес-процесах.

Висновки

Функціональність IS-A-VMS є частиною загального рішення для автовиробників IS-AUTOMOTIVE і на поточний моменту світі це рішення використовують багато компаній імпортерів та автодилерів завдяки достатньо прозорій схемі роботи з ним. Функціональність рішення була створена таким чином, щоб з одного боку, приховати достатньо складні для ведення документи закупівлі, збуту та сервісу клієнтів від кінцевого користувача – менеджера з продажу, а з іншого боку дати повний доступ до стандартної функціональності закупівель, управління запасами, збуту та сервісу клієнтів для користувачів бек-офісу компанії. 

На мій погляд, створення максимально спрощеного інтерфейсу вийшло непогано, кінцевий користувач працює з достатньо простими формами вводу інформації, та виконує дії які говорять самі за себе, наприклад, створити конфігурацію автомобіля, чи створити замовлення клієнта та інше.

Ось кілька успішних прикладів впровадження VMS, які демонструють, як ці системи можуть допомогти автомобільним компаніям покращити їх бізнес:

• Porsche: Porsche впровадила VMS для своїх дилерів, щоб покращити обслуговування клієнтів та управління продажами. Результатом було збільшення продажів та покращення задоволеності клієнтів завдяки ефективному обліку та швидкому обслуговуванню.
• Toyota: Toyota використовує VMS для керування своїми глобальними дилерськими мережами. Система допомагає вимірювати ефективність продажів, контролювати запасні частини та забезпечувати послуги підтримки. Це дозволило Toyota збільшити продуктивність та покращити обслуговування клієнтів.
• Ford: Ford впровадив VMS для підтримки своїх дилерів у США. Це допомогло автомобільним дилерам підвищити ефективність і точність продажів, а також покращити управління запасами та сервісним обслуговуванням.
• Audi: Audi використовує VMS для керування своєю глобальною мережею автодилерів. Система дозволяє відстежувати продажі, обслуговування та запасні частини, що сприяє зростанню ефективності та зменшенню витрат.
• BMW: BMW використовує VMS для управління своєю дилерською мережею та запасами. Результатом було покращення обслуговування клієнтів та збільшення продажів завдяки кращій доступності інформації та ефективній управління запасами.