Як визначити, чи працює SAP у компанії

В Україні впроваджено десь близько 200 системи SAP, але як визначити чи працює система у компанії? Точніше, які зовнішні ознаки можуть вказувати, що система є в компанії, і так – її дійсно використовують! Тому що, на жаль, не завжди завершення проекту фактично означає початок роботи системи, а іноді, наприклад, проект як би то і фінішував і система стартувала, але через рік виявляється, що з системою щось не те, та і по факту всі працюють в екселі.

1. Референсний візит. Якщо компанія категорично ніколи не дозволяла і не приймала референс візит, то це симптом того, що з системою щось не так. Ні, всі розуміють комерційна таємниця та інше, але ж ніхто не заставляє вас демонструвати цифри та звіти у реальному часі. Референс візит це більше про спілкування людей з повноваженнями вибору системи, які роздумують над придбанням системи, з користувачами, які вже працюють з системою. І просте питання, а що на рахунок ПДВ? Де ви і яким чином формувати декларацію? Ці питання не вимагають демонстрації її в системі, достатньо, щоб бухгалтер, відповідальний за податки, сказав, що ПДВ налаштовано у системі та декларація автоматично формується системою після закриття періоду. І така відповідь більш інформативна, ніж завірення консультанта по системі, що з ПДВ проблем немає. Хоча, насправді, іноді є, але всі питання можуть бути вирішені 🙂.
2. Новий проект “цифровізації” через рік або два після того як один проект з впровадження корпоративної системи управління вже був “виконаний, – успішно”, а от тепер знову чергова цифровізація. Частіше за все, цей новий проект буде мати іншу назву та, можливо, трохи інші кінцеві цілі, але, по факту, це теж саме нове впровадження, яке приховує за своєю назвою попереднє, не дуже вдале, впровадження – ніхто не хоче показати, що “ми знову починаємо КВК”, точніше, знову витрачаємо гроші, тому що в минулий раз в нас нічого не вийшло. До речі, не факт, що вийде на цей раз, якщо там ті ж самі керівники, що і на попередньому впроваджені. Мало хто може та вміє робити висновки з попередніх своїх і чужих помилок, простіше звинуватити когось іншого у проблемах проекту, ніж докопатись до реальних проблем, особливо, якщо у процесі розкопок можна вийти на себе.
3. Відсутність демонстрацій реальних прикладів з системи, коли клієнт розповідає про успішність проекту, наприклад, на форумі або семінарі. Часто  при таких демонстраціях екрани системи – це картинки, які взяті з інтернету, а опис роботи складається з нічого не значущих фраз із довідки по системі. Особливо це видно, коли таке демонструється вже пару років і без змін.
4. Вихідні документи. Останні роки альянс компанії SAP з компанією Adobe нівелював практично цей крок визначення системи. Наприклад, раніше, коли системи друку були специфічні від компанії SAP, то по формату вихідного документу можна було точно визначити, що документ роздруковано із системи SAP, а це означає, що система працює у компанії. Але зараз, коли система виводу документів це Adobe PDF-форм, то визначення ускладнюється, тому що вихідний документ достатньо стандартний для багатьох існуючих зараз систем обліку. Насправді, огляд вмісту вихідного документу може все ж таки багато сказати допитливому розуму, а тому переходимо до наступного пункту.
5. Нумерація документів, кодування об’єктів системи у вихідних документах. Це те, що залишилось без змін. Наприклад, довжина нумерації документа. Стандартно, якщо це якась видаткова накладна, то там скоріше за все буде номер документу 10 символів та ще й нумерація буде починатися на 49*, а якщо це, наприклад, замовлення на закупівлю, то нумерація буде на 45* або на 46* (якщо компанія використовує документ контракту). Також, можливо визначити, що у компанії використовується система SAP, якщо ви бачите такий номер як, наприклад, інвентаризаційний номер на якомусь обладнані (наприклад, на торговій точці, в офісі). Він буде складатись, скоріше за все, з коду бізнес одиниці – 4 символи та подвійного номеру – номер та підномер основного засобу у системі. Тому, якщо це присутнє, то означає, що компанія використовує систему.
6. Якщо ви працюєте з компанією, яка використовує систему SAP, то, скоріше за все, ви будете обмежені у рамках подачі документів, та якихось коригувань. Цей строк буде складати 2 місяці, тобто поточний та попередній періоди. Це викликано деякими технічними особливостями матеріального обліку у системі SAP, яка у матеріальному обліку може тримати відкритими тільки 2 періоди і це змінити неможливо. Тому якщо таке є, то система SAP у компанії використовується, в іншому випадку, якщо використовується квартальний період при коригуваннях, тоді, швидше за все, система у компанії не працює, як мінімум в частині матеріального обліку. Наприклад, був досвід роботи з компанією, яка мала SAP, і  приймала до укладання контракти, які містили пункти по коригуванню вхідного ціноутворення з  періодом в 6 місяців, з обов’язковим коригуванням всіх цін руху матеріалів згідно прийнятим коригуванням нової ціни надходження  товарів, що купуються. Доречи, жодна серйозна система цього робити не дозволить, а от ексель все стерпить))

Як завжди, в кінці статті необхідно зробити якийсь висновок… Але тут навряд чи будуть якісь висновки. Це просто замальовки на тему SAP із життя, або точніше спостереження за природою з каналу Discovery SAP, або від допитливих нічого не приховаєш))).

Точенюк Олег

Шевченко Тетяна