Впровадження системи SAP S/4HANA – складний, трансформаційний для всього бізнесу, часто унікальний процес для будь-якої організації, але для тих, хто переходить із SAP ERP, це необхідний крок, який потрібно зробити до кінцевого терміну обслуговування у 2027 році. Доречі, власників версій системи S/4HANA до 1909, це теж, нажаль, стосується.

Переваги SAP S/4HANA стосовно оптимізації процесів, підвищення ефективності та покращення процесу прийняття рішень є неперевершеними. Однак, успішне впровадження SAP S/4HANA вимагає ретельного планування, ретельного виконання та ефективного управління змінами. Розглянемо важливі кроки та ключові моменти успішного впровадження SAP S/4HANA, що включають планування проекту, міграцію даних, керування змінами та навчання користувачів. 

Планування проекту: створення основи для успіху

Впровадження SAP S/4HANA є складним заходом, який вимагає добре структурованого плану проекту. Необхідно враховувати наступні ключові елементи.

Чітко визначені цілі

Почніть із окреслення конкретних цілей вашої організації, щодо впровадження SAP S/4HANA. Чи плануєте ви інтегрувати SAP S/4HANA з іншими рішеннями, такими як SAP Ariba та SAP Integrated Business Planning? Визначте больові точки, які ви хочете вирішити в процесі міграції, визначте, як SAP S/4HANA допоможе досягти цих цілей.

Цілі мають бути сформульовані максимум в 3-5 реченнях.

Залучайте зацікавлених сторін

Залучайте всіх відповідних зацікавлених сторін, включаючи керівників, керівників відділів і кінцевих користувачів, на ранніх етапах. Їхній внесок і підтримка будуть життєво важливими протягом усього шляху впровадження.

Кожна сторона повинна сформулювати 1-3 вимірюваних показника, які чітко визначають те в чому вони зацікавлені.

Розподіл ресурсів

Виділіть необхідні ресурси, такі як бюджет, час і кваліфіковану внутрішню проектну команду або зовнішніх консультантів SAP, щоб забезпечити плавний процес впровадження. Адекватні ресурси дозволять вам ефективно долати труднощі. 

Необхідно провести деякі дослідження до старту проекта, щоб отримати додаткову інформацію для правильного формування бюджету. Це повинні бути спеціалісти, які мають відповідний досвід.

Міграція даних: точна міграція

Коректна та послідовна міграція даних має вирішальне значення для успішного впровадження SAP S/4HANA. Виконайте ці дії, щоб забезпечити плавний перехід.

Оцінка та очищення даних

Оцініть наявні дані SAP і не SAP, щоб виявити невідповідності та усунути будь-які розбіжності. Цей процес допоможе покращити якість даних і мінімізувати проблеми під час міграції зі старої системи.

Якісно спланована та виконана очистка даних – ключ до дотримання строків проекту. Чим раніше ви стартуєте цей процес, тим більше буде часу для якісної підготовки даних.

Відображення та перетворення даних

Зіставте ваші застарілі дані з відповідними полями в SAP S/4HANA. Визначте правила перетворення та використовуйте ефективні інструменти для полегшення процесу перетворення. Вам також може знадобитися оновити код SAP із системи SAP ERP, як-от спеціальні програми ABAP, щоб переконатися, що він працюватиме в SAP S/4HANA.

Деякі дані можна відкоригувати та вести по новому у старих системах на проектний період.

Тестуйте та перевіряйте

Проведіть ретельне тестування, щоб перевірити переміщені дані. Забезпечте цілісність і точність даних шляхом порівняння з оригінальним джерелом і залучення кінцевих користувачів до процесу перевірки.

Процес тестування може бути не окремим процесом, а може бути частиною процесу навчання користувачів, що в свою чергу дає можливість економити час та гроші.

Управління змінами: культура адаптації

Управління змінами відіграє життєво важливу роль в успішному впровадженні SAP S/4HANA. Ось як ви можете виховати культуру адаптації та мінімізувати опір.

Спілкуйтеся рано і часто

Повідомте причини впровадження SAP S/4HANA (наприклад, необхідність переходу від пакета SAP ERP, підтримка якого незабаром припиниться), опишіть переваги (наприклад, надання єдиного джерела фінансової правди) та очікуваний вплив на співробітників (нові інтерфейси користувача, такі як SAP Fiori). Вирішуйте проблеми та активно залучайте працівників до процесу прийняття рішень.

Доцільно ключовим користувачам та людям які впливають на рішення продемонструвати реально працюючі системи.

Навчання та освіта

Проведіть комплексні тренінги для кінцевих користувачів, щоб ознайомити їх із новою системою SAP S/4HANA. Необхідно адаптувати навчання до різних груп користувачів, наголошуючи на тому, як SAP покращить виконання їхніх щоденних завдань.

Залучайте практикуючих консультантів для проведення семінарів або майстер-класів для користувачів по практичному використанню та демонстрації переваг системи.

Зміна чемпіонів

Визначте лідерів змін у вашій організації, які можуть виступати в якості прихильників впровадження SAP S/4HANA. Ці люди можуть допомогти вирішувати проблеми, та сприяти навчанню колег. Вони самі можуть дізнатися більше про SAP S/4HANA та його функції.

Лідери змін = агенти впливу на думки та настрої колективу компанії.

Навчання користувачів: розширення можливостей ваших чемпіонів SAP

Ефективне навчання користувачів має вирішальне значення для максимізації переваг SAP S/4HANA. 

Індивідуальні програми навчання

Розробляйте індивідуальні навчальні програми, які відповідають різним ролям і обов’язкам користувачів. Забезпечте практичне навчання, симуляції та інтерактивні сесії, щоб переконатися, що користувачі почуваються впевнено та компетентно у використанні SAP S/4HANA. Додаткові ресурси, такі як підписка на електронні книги в бібліотеці SAP PRESS, також надають вам під рукою десятки ресурсів SAP S/4HANA.

Всі люблять отримувати нагороди, а тому організовуйте процес навчання з відзнаками та отриманням сертифікатів, грамот або дипломів про навчання. Заохочуйте співробітників ділитися знаннями.

Постійна підтримка

Пропонуйте підтримку після впровадження за допомогою довідкових служб, форумів користувачів і навчальних матеріалів. Організуйте середовище безперервного навчання, де користувачі можуть шукати допомоги та ділитися знаннями.

Сприяйте відвідуванню професійних форумів, зовнішніх семінарів вашими співробітниками.

Моніторинг і оцінка

Постійно відстежуйте впровадження та залучення користувачів до SAP S/4HANA. Збирайте відгуки та вносьте необхідні покращення для оптимізації взаємодії з користувачем. Завдяки настроюваним полям і можливостям розширення можна зробити так, щоб система SAP S/4HANA точно відповідала потребам ваших користувачів.

Як це може бути зроблено? Можливо, консультанти з впровадження системи повинні знаходитись в середовищі діяльності компанії і таким чином бути в курсі майбутніх змін бізнесу.

Висновок

Впровадження SAP S/4HANA може кардинально змінити правила життя організацій, але успіх залежить від ретельного планування, ефективного управління змінами та ретельного навчання користувачів. Дотримуючись цього, ви зможете прокласти шлях до успішного впровадження SAP S/4HANA, яке дасть змогу вашій організації досягати своїх цілей, оптимізувати процеси та стимулювати стійке зростання. Починайте подорож, залучайте зацікавлених сторін і розкривайте весь потенціал SAP за допомогою SAP S/4HANA!