Прискорюємо фінансове закриття: Браузер окремих позицій

Транзакції по роботі зі звітами по окремим позиціям у браузері доступні лише у SAP S/4HANA Finance. В меню стандартної системи SAP ці коди транзакцій недоступні. SAP називає ці транзакції не звітами по окремим позиціям, а “браузерами окремих позицій”. Транзакції браузера окремих позицій прискорюють процес закриття, оскільки вони надають різні функціональні можливості з погляду обробки, завантаження та агрегації даних у різних ракурсах.

Нові транзакції звітів з окремих позицій у браузері  для SAP S/4HANA не замінюють існуючі звіти з окремих позицій. Вони надають новий метод аналізу даних. Залежно від певного формату у звіті відображаються різні значення агрегованої інформації. Ви отримуєте огляд інформації щодо релевантних окремих позицій.

При цьому можна виконати додаткове розгортання обраних позицій для більш детальної інформації за фактичними даними. Крім того, ці браузери окремих позицій забезпечують дуже високий рівень гнучкості при перегляді та вивантаженні даних. У поточних звітах по окремим позиціям існують деякі додаткові функції, наприклад, кореспонденція та функціональність масової зміни, які недоступні в браузерах окремих позицій. Таким чином, SAP надає транзакції у браузерах окремих позицій для додаткового аналізу, але не планує відмовлятися від існуючих звітів щодо окремих позицій.

Переваги роботи з новими транзакціями для окремих позицій

Транзакції браузерів окремих позицій у SAP S/4HANA надають користувачам такі переваги:

• Ці транзакції легко запам’ятати, їх назви збігаються з іменами поточних транзакцій окремих позицій, але з додаванням наприкінці літери H.
• Нові транзакції виконуються набагато швидше за існуючі транзакції окремих позицій (FAGLL03, FBL3N, FBL5N і FBL1N).
• За допомогою нових транзакцій з браузерами окремих позицій можна вивантажувати дані під час виконання звіту, тоді як у поточних звітах за окремими позиціями вивантаження доводиться виконувати після виконання транзакції з подальшим зберіганням даних за вказаним шляхом або у вибраному форматі.
• Під час транзакції дані можна надіслати безпосередньо на сервер.
• Під час перегляду звіту надається гіперпосилання на основні дані та номер документа. Нові транзакції також відкривають основні дані чи номери документів в іншому сеансі без переривання поточного звіту, а у стандартних транзакціях окремих позицій (FAGLL03, FBL3N, FBL5N та FBL1N) дані документа та основні дані відображаються на тому ж екрані.

Перегляд браузера окремих позицій основного рахунку (ракурс Головної книги)

У даній статті розглянемо вхідні дані, доступні на екрані вибору, для транзакції браузера окремих позицій по Головній книзі (FAGLL03H), для різних ракурсів. Основною метою демонстрації транзакції з браузером окремих позицій основного рахунку, є опис нових функцій S/4HANA порівняно з можливостями поточних транзакцій щодо окремих позицій.І так, виконаємо транзакцію FAGLL03H. В результаті цієї дії з’явиться селекційний екран вибору початкових параметрів виконання звіту:

Після вибору піктограми виконання відображається сальдо рахунку за окремими позиціями, як показано на знімку нижче. За замовчуванням, браузер відкритих позицій завжди виводить агреговані значення, залежно від визначення полів для поточного формату

Крім звичного вибору формату,  є ще один варіант вибору рядків . Для цього достатньо в правій частині екрану перейти на вкладку «Стовпчики», та обрати поля, які вам необхідно вивести на екран:

Для виведення на екран обраних полів необхідно натиснути піктограму «Прийняти», після чого зберегти зміни в обраному форматі.

Як бачимо у правій частині екрана відображається список форматів на вкладці «Формати». Ви можете використовувати різні формати за допомогою одного кліку мишею, що заощаджує час користувачів, коли потрібно швидко змінити формат.

Усі поля з підкресленням мають гіперпосилання.

Якщо клікнути на номер документу, то в нижній частині екрана з’явиться  повідомлення: «Документ буде відображено у новому вікні». Після виведення повідомлення одразу відкривається інший сеанс з відображенням документа:

В результаті вихідний звіт залишається в тому ж сеансі, в якому ви працюєте, а документ ви можете переглянути на іншому екрані. Це нова функціональність у браузерах окремих позицій, за допомогою якої перегляд документу переноситься у новий сеанс. Іноді користувачам потрібно переглянути всі окремі позиції для конкретного документа з поданням огляду бухгалтерського документа. У поточному звіті щодо окремих позицій для перегляду документа вам доведеться двічі клікнути на окремою позицією, при цьому документ з’явиться у вихідному звіті. 

Аналогічно під час вибору посилання у стовпці «МВП» та «Рах. ГК» у іншому сеансі відкриваються основні дані МВП та основні дані  рахунку головної книги..

Для того, щоб з браузеру відкритих позицій можна було перейти відразу до необхідної позиції документу, необхідно, щоб у форматі були обов’язково виведені наступні поля:

Після чого, можно зразу перейти до позиції документу:

Таким чином, вихідний звіт по окремих позиціях зберігається, і ви можете переглянути конкретну окрему позицію документа на іншому екрані, клікнувши по окремій позиції  документа. 

Аналогічно в SAP S/4HANA надається опція для перегляду документів в тому ж сеансі або в іншому сеансі. Нижче представлені всі сценарії, де позиції відображаються в новому сеансі. Натисніть кнопку “Документ”, у поточному звіті по окремих позиціях. У меню «Документ» є шість опцій:

• Перегляд документа
• Перегляд первинного документа
• Перегляд бухгалтерських документів
• Перегляд документа у новому вікні
• Перегляд первинного документа…
• Перегляд бухгалтерських документів

При виборі будь-якої з перших трьох опцій (Перегляд документа, Первинний документ та Перегляд бухгалтерських документів) документи відображаються на тому ж екрані без відкриття нового сеансу. Під час вибору будь-якої з останніх трьох опцій документи відображаються в іншому сеансі.

Як бачимо, для перегляду звітів під час аналізу з’явилося багато нових можливостей. Крім того, SAP надає велику кількість полів для перегляду у звітах на додаток до поточних звітів за окремими позиціями. Наприклад, у всіх елементах основних даних вказуються не просто номери, а й їх назва. Під час виведення звіту відображається опис основного рахунку, МВП, МВВ і імена клієнта та постачальника.

Функціональність завантаження під час перегляду браузера окремих позицій основного рахунку (ракурс Головної книги)

Дана функція дозволяє завантаження звіту безпосередньо під час виконання. Передумовою для виконання цього звіту є наявність збереженого формату з необхідними полями. При виконні транзакції FAGLL03H, на додаток до даних, вибраних описаних вище, необхідно вказати наступне:

• У полі Формат – необхідно вказати формат звіту.
• У розділі «Виведення» необхідно встановити індикатор «Завантажити перший список результатів до файлу».
• У нижній частині розділу «Подробиці виведення файлів» є дві опції:
  • Опція 1 – Створити файл на сервері презентації (дана опція відповідає збереженню файлу на локальному диску або ПК).
  • Опція 2 – Створити файл на сервері застосунків (дана опція відповідає надсиланню файлу безпосередньо на відповідний сервер додатків).

Після введення даних у поля «Балансова одиниця» та «Рахунку ГК» у розділі «Загальні обмеження» необхідно вказати шлях файлу в розділі «Подробиці виведення файлу».

Після вибору піктограми виконання з’явиться повідомлення про підтвердження вивантаження файлу та про те що, що звіт створено. 

З’явиться звіт із форматом, вибраним на першому екрані. Зверніть увагу на те, що в системі одночасно створюється файл у місцезнаходженні, вказаному на першому екрані та виводиться звіт.

Ця функція також заощаджує час користувачів, оскільки в поточних транзакціях звітів за окремими позиціями користувачам доводиться виконувати звіт, а потім після перегляду звіту вибирати файл для його збереження по відповідному шляху. Оскільки звіти в браузері окремих позицій виконуються швидше в SAP S/4HANA, ви можете швидко їх вивантажувати. Крім того, додаткова функція дозволяє безпосередньо виконувати звіт та відправляти його на сервер додатків, що неможливо у поточних транзакціях зі звітами за окремими позиціями. Файл доводиться зберігати вручну, а потім знову вручну вивантажувати на відповідному серверу додатків.

Для перегляду створених файлів перейдіть по шляху їх збереження, після подвійного кліку по файлу він відкриється у зазначеному форматі в звіті:

Ще однією додатковою можливістю у новому браузері окремих позицій основного рахунку є близько 340 полів які доступні для обмеження даних на основі будь-яких критеріїв:

Ці можливості дуже важливі, якщо необхідно додатково обмежити критерії вибору відповідно до конкретних вимог. Раніше у поточних транзакціях звітів за окремими позиціями ця  функціональність мала назву –  динамічні критерії вибору. Тепер у нових транзакціях браузера окремих позицій ця функціональність отримала назву «Обмеження». Для обох варіантів використовуються однакові піктограми.

Як видно з наведених прикладів нові звіти збільшили кількість аналитик, доступних без додаткових налаштувань системи, значно пришвидшили процес отримання потрібного результату та покращили процесс детального аналізу даних.