Хроніки одного впровадження S/4HANA 

Існує повір’я – SAP це довго, дорого і багато людей. Так, це може бути довго, але може бути і інакше, якщо є команда та бажання бізнесу отримати результат. З нашого власного досвіду, поки що саме швидке впровадження зайняло 8 місяців від початку приходу в компанію і до Go-live. Проект був цікавий, дякую за нього Костику Клименко, який на той час був головним бухгалтером компанії. Без нього, можливо, цей проект і не стартував би. Абсолютно на кожному проекті перед стартом є момент істини – до керівництва приходять ключові користувачі і кажуть що ось завтра чи післязавтра старт нової системи і якщо це відбудеться то це кінець, бо нічого не готово, нічого не працює і взагалі стоп машина. І тут керівнику потрібно прийняти рішення – довіряти команді впровадження чи користувачам. Костянтин вислухав співробітників, вислухав нас і прийняв визначальне рішення – “стартуємо”. Ми не сумнівались, що система буде працювати і вона запрацювала, але це рішення було Костянтина і завдяки йому все поїхало. 

Початок

1 лютого 2018 ми втрьох прийшли в компанію для впровадження системи SAP ECC. І, це була вся команда на той час. Менеджер проекту активно шукав на ринку спеціалістів.. В самій компанії була група підтримки поточних систем обліку на базі 1С зі знаннями бізнес процесів та знаннями продуктів 1С з 4 спеціалістів, які виявили бажання вчитись новому і долучились до нашої команди. До речі, зазвичай, якщо в компанії є 1С, то це декілька різних систем, побудованих на базі 1С рішень. Типу облікова система одне, система бюджетування інше і так ще може бути з десяток систем, які іноді пов’язані між собою, а іноді ні, і дослідити наскрізні процеси між цими системами теж не проста задача. А тому, почали розбиратись з бізнес процесами, трохи знайомити з системою SAP команду підтримки 1С –  своєрідний варіант фази Discover або Відкриття, але тоді ми ще не були знайомі з SAP Activate Methodology, яка була запропонована компанією SAP одночасно с виходом першої версії SAP S/4HANA у 2015 році і поєднувала методи Waterfall (водоспад) та Agile (гнучка розробка). 

Зібрати команду це тільки здається що просто, по факту процес складний, при інтенсивному впровадженні системи, та складності SAP, він більше нагадує формування олімпійської збірної. Перші 2 місяці збираємо команду – необхідно було знайти більше 10 спеціалістів по різним напрямкам функціоналу. Десь у квітні з’ясовується, що системи SAP ECC не буде – для нових інсталяцій є тільки один варіант і це SAP S/4HANA версія 1709. Це зараз всі знають що воно таке, а тоді ми тільки чули про неї, і по легендам це щось зовсім інше і хто її знає? Кількість впроваджень по світу була тоді не велика. В Україні спеціалістів теж немає. Ну що робити, отже будемо впроваджувати SAP S/4HANA. Зараз то воно ніби і не страшно, а тоді в повній невідомості, що то за система і як її ставити та впроваджувати. До того ж треба мати сервер і це особливий сервер, бо пам’яті там треба мінімум 196 ГБ, щоб воно працювало з більше ніж 10 користувачів, і ці колонкові бази даних та зовсім інший фінансовий облік, який перероблено в версії S/4HANA. Але ж цікаво, а тому, так, будемо впроваджувати SAP S/4HANA!

Проект

Об’єм функціоналу не маленький 10 модулів:

• FI – Бухгалтерський облік, банки, клієнти і все що з цим пов’язане.
• FI-AA – Облік основних засобів
• FI-TV – Управління відрядженнями
• CO – Управлінський облік
• MM – Управління запасами і закупівлями
• SD – Збут
• PM – Управління технічним обслуговування та ремонтами обладнання
• PS – Управління проектами (інвестиційні проекти)
• HCM – Управління персоналом, обмежене на першому етапі
• PSM – Управління бюджетами
• BC – Базис
• BI-BO – Аналітика
• ABAP – Розробка інтерфейсів обміну з іншими системами як основна задача, бо розробник планувався один тому, що переписувати систему ми не збирались.

Квітень, знаходимо сервер та пробуємо цю кухню ставити. На цей час в команді вже є спеціалісти по базису, обліку, збуту, логістиці і частково ТОРО, шукаємо ще людей на бюджетування та управління персоналом в частині  управління відрядженнями та по табельним номерам персоналу. 

Кінець квітня, Kick-off meeting, все по феншуй – як там кажуть кікофмітінг зібраний за пару годин, де офіційно оголошується старт проекту впровадження SAP. 

Здається то було 25 квітня 2018

Травень – на початку розгорнули SAP S/4HANA 1709. Знайшли супер гуру на задачі з управління відрядженнями та управління персоналом. Здається, є контакти на спеціаліста з бюджетування, але він може розпочати роботу десь з кінця червня – початку липня. Ну будемо чекати, а поки є що робити.

Травневі свята, півмісяця святкувань в проміжках між якими ПМ пробує малювати статут проекту, а команда пробує зрозуміти що таке S/4HANA 1709 та як її готувати. Кінець травня, керівництво ненав’язливо пропонує – “а давайте щось запустимо до повного старту, дуже хочеться хоч і не великих, але швидких результатів.”    Приймаємо рішення запустити управління організаційними одиницями та основними даними у SAP до 1 липня і тим самим вбиваємо двох зайців – отримуємо швидкий результат і готуємо основні дані до завантаження, що саме по собі достатньо складний і може бути болючим процес. Тобто, з 1 липня ми запускаємо продуктивний сервер, на якому налаштована організаційна структура компанії та занесені основні дані типу основні записи матеріалів та бізнес-партнери. З 1 липня ведення таких даних відбувається тільки у системі SAP, після чого ці дані, через автоматичні інтерфейси, тиражуються в системи 1С. В системах 1С ведення довідників матеріалів, бізнес-партнерів закриваються. Все йде через SAP. Абапер в нас один на всю команду, консультанти з різним знанням абапу, а тому він займається інтерфейсами і всім іншим. Готуємось до первинного завантаження основних даних, а тому вивчаємо Migration Cockpit, як новий інтерфейс на заміну транзакції LSMW. В результаті, 25 червня запускаємо продуктив, завантажуємо все що необхідно і фактично першу продуктивну інстанцію SAP S/4HANA в Україні запущено в роботу. В системі на той час 2 користувача, які відповідають за основні дані. Команда працює далі, але ми розуміємо – ми вже обмежені запущеною системою, якщо ми десь помилились у фундаменті цієї будівлі, то чим далі тим проблемною буде вся ця конструкція. 

3(три) місяці до повного старту

Липень – приходить консультант з бюджетування, команда у зборі. Кінцева дата- дедлайн – жовтень, а це 3 місяці до повноцінного старту. Десь в середині вересня з’ясовуємо, що в одній з філій є повноцінний підрозділ типу ЖЕК-у, бо на балансі є багатоквартирні дома – тяжка спадщина СРСР, соціальна функція, а тож там теж є 1С, яка виставляє рахунки та веде облік і її теж треба замінити. Отже, за тиждень чи півтора спеціаліст по збуту налаштовує аналог ведення ЖЕК-у з друком рахунків за надані послуги. 

1 жовтня – старт, як люблять казати, дослідно-промислової експлуатації. По факту це робота користувачів в двох продуктивних системах в паралелі, 1С та SAP, зі звіркою результатів, але платежі звісно йдуть з однієї системи і це SAP. Користувачам – подвійне навантаження, групі впровадження – теж, бо системи різні у підходах до обліку і роз’яснити різниці між системами ще той квест.  

В останню п’ятницю вересня, в переддень нової системи, всі користувачі максимально перестрахувались – виконані всі критично важливі операції, щоб в стресовий понеділок обійтись без додаткових інцидентів. Але завжди щось трапляється термінове і неочікуване – тому робимо все необхідне і все спрацьовує на відмінно.

І, так, перше впровадження та запуск в продуктивну експлуатацію системи SAP S/4HANA версії 1709 в Україні виконано 01.10.2018. На той час це була перша робоча система SAP S/4HANA в Україні. Потім вже був форум SAP в Києві, присвячений ERP рішенням нового покоління, де Костя Клименко як головний бухгалтер компанії робив доповідь, але це вже було у червні 2019 і на цей час ми вже впровадили SAP S/4HANA в інший компанії, яка займалась роздрібною торгівлею стисненого газу, та мала на момент впровадження мережу з 81 заправочної станції, але то вже інша історія. На форумі нам сказали по секрету, що в наш успіх ніхто не вірив, зважаючи на складність та зарегульованість компанії. Ми ж були впевнені в своїх силах, мали неймовірну підтримку від керівництва компанії та відчували довіру людей. І в нас вийшло!

Залишається тільки один (сильніший)

1 січня 2019, вести облік в паралельних системах 1С та SAP S/4HANA доволі важка задача, користувачі втомлені по повній, група впровадження теж. Тим більше, з однієї сторони, розбіжності систем достатньо великі, що пов’язано з різними підходами реалізації обліку, а з іншої сторони, користувачі за 3 місяці експлуатації впевнились, що система працює і треба просто звикати жити і працювати по новому. Тому з нового 2019 року системи 1С вимикаються та переходять у архів, залишається один SAP, всі видихають і починається нова ера.