R2R – Record-to-Report – Від запису (проводки) до звіту. Звучить як девіз роботи бухгалтерів та фінансистів. Всім зрозумілий сенс – швидше облікуємо, швидше звітуємо, швидше приймемо правильні для бізнесу рішення. 

Є таке визначення – бухгалтерський облік це посмертний облік. Трохи жорстоке, але, якщо чесно, то дуже влучне визначення. І це точно треба намагатись змінювати. Нікому не приємно займатись роботою, яка ніяк не змінює майбутнє, кожна дія має приносити цінність бізнесу і, в кінцевому рахунку, людині. Вдосконалюючись, системи обліку,, ставлять аспект цінності на перше місце, а цінність приносить оперативність та точність.

Якщо подивитись які бізнес процеси SAP відносяться до відповідальності фінансів, то це дає предмет для роздумів.

Першим бізнес процесом фінансів SAP вважає Облікове та фінансове закриття періоду. Нагадаю, що власником бізнес процесу є той, хто напряму впливає на процес та є вигодонабувачем (або краще – результато-набувачем). В переліку також бачимо чисто фінансові операції: управління грошима та прибутковістю, ризики з комплаєнсом.Зауважте, що тут немає процесів закупівлі та збуту, а є виключно фінансова сторона цих процесів, тобто дебіторка/кредиторка. 

Чому так? Тому що сучасна облікова система або система управління ресурсами підприємства має забезпечувати правило єдиної точки істини – інформація в систему вноситься власником процесу та один раз. Візуально можна представити це так:

Облікове та фінансове закриття періоду

Звернемось до візуалізації того, як бачить процес облікового та фінансового закриття SAP. Поки що, для нас, це – космос. Але до цього треба прагнути!

Як бачимо, всі процеси або виконуються через автоматичні правила, задані в Workflow, або використовують технологічні удосконалення – машинне навчання та технологію автоматизації бізнес-процесів за допомогою ботів, штучного інтелекту та інше. До цього прагнемо та йдемо, але що робити зараз?

Пропонуємо розглянути перший крок – можна сказати дитячий, це налагодити та користуватись в системі Монітором (панеллю) фінансового закриття. В чому плюси: 

• процес закриття відображається як розкладений на етапи та кроки, а це надає наглядність, порядок та послідовність
• кожному кроку призначений  відповідальний
• до кожного кроку можемо зберегти якісь формалізовані описи та розрахунки як вкладення
• весь процес закриття (а в компанії це може бути дуже розгалужений процес) знаходиться не в голові окремої людини, а в системі

Панель SAP S/4HANA Фінансове закриття використовується у таких випадках:

• Діяльність періодично повторюється.
• Залучено кілька відповідальних за виконання.
• Процеси мають фіксовану хронологічну послідовність або визначаються між собою залежностями.
• Має підтримуватися спільний єдиний інтерфейсом для всіх учасників.
• Статус усіх періодичних заходів необхідно задокументувати, зробити прозорими та доступними для всіх учасників.

Панель керування SAP S/4HANA – Фінансове закриття, є частиною програмного компонента S4CORE і постачається разом із SAP S/4HANA. Панель керування можна запустити в SAP GUI та SAP Fiori Launchpad.

Загалом, процес містить наступні блоки:

Примітка Alloy: Виходячи з поточного стану можна зробити висновки, що для інтерфейсу Fiori зараз йде процес активної переробки інструментів фінансового закриття.

Серед обов’язкових кроків налаштування необхідно:

• Визначити загальні настройки налаштування
• Визначити групи повноважень
• Визначити шаблони та групи завдань
• Контролювати фонові завдання

Маємо три важливих поняття:

• Група завдань – щось типу “зразкового набору завдань”. Її можна створити та присвоїти в шаблон завдань. Надалі робота продовжується з шаблоном. В групі завдань є перелік папок з завданнями, які залишаються в групі, навіть якщо ви їх видалите з шаблону. Також можна керувати оновленням завдань з групи до шаблону. Деякі поля (ви визначаєте їх в налаштуванні) не можна змінити в шаблоні, але можна змінити в групі та оновити шаблон. Шаблону завдань присвоюється одна або декілька груп завдань. 
• Шаблон завдань – використовується для структурування окремих кроків процесу. Сфера його дії орієнтована на загальний процес і задіяні організаційні підрозділи. Шаблон можна створити з тестового шаблону, наданого SAP. В системі пропонуються 1-FC-MONTH Шаблон: закриття місяця та 1-FC-YEAR Шаблон: закриття року. Стандартні шаблони, поставлені системою, не рекомендується змінювати, отже, створюємо свій за зразком. Шаблон можна створити, імпортувавши шаблон з Диспетчера завдань (Schedule Manager) (ми вважаємо що це було попередньою інкарнацією Монітора закриття). Також, шаблон можна експортувати, пропрацювати його в ексель вигляді та імпортувати в систему назад.
• Список завдань – перелік конкретних кроків, які мають бути виконані в процесі закриття. Ви створюєте дії, конкретизуєте їх типами кроків (виконання програми, запуск транзакції, відправлення листа, ручна нотатка, тощо), які потрібно виконати як частину загального процесу закриття в шаблоні. Це дає змогу користувачам додатка «Financial Closing cockpit» (транзакція FCLOCO) переходити до необхідних дій із центрального інтерфейсу. Ви можете визначити структурований потік процесу в загальному шаблоні, а потім створити список завдань із певними значеннями параметрів. Список завдань, створений із шаблону, автоматично оновлює пов’язані з часом параметри програми варіантів вибору, коли ви вводите відповідну інформацію.

Детальніше про те, які типи кроків можуть бути і як далі виглядає процес, чекайте в наших наступних публікаціях.