Незалежно від того, в якому напрямку працюють компанії, в якому бізнесі, всі вони  працюють з великою  кількістю даних – цифрова епоха привела до масштабування об’ємів даних. Але якщо такі дані не інтегровані в одному місці, керування ними стає проблемою. І хоча існують і інші погляди на концепцію обробки та збереження великих масивів даних, SAP S/4HANA підтримує концепцію централізації даних. Спочатку це може здатися складним, але якщо розглянути систему в цілому та поглибись в її концепцію, то це дозволить зрозуміти як увійти в систему без стресу.

SAP S/4HANA спрямована на планування та управління ресурсами підприємства. Це програмний пакет, який допомагає керувати фінансами, операціями та відносинами з клієнтами. («Ресурси» у цьому випадку означають будь-що, від ваших складських запасів до хмарної телефонної системи для бізнес-дзвінків.) SAP S/4HANA об’єднує всі основні процеси компанії та відповідні дані в єдину систему. Це дає користувачам уявлення про бізнес у реальному часі та допомагає менеджерам оптимізувати свою роботу.

SAP S/4HANA є масштабованою і гнучкою системою, тому її можна адаптувати до конкретних потреб будь-якої організації. Систему також можна налаштувати: підприємства можуть додавати, налаштовувати або не використовувати модулі, такі як управління персоналом або фінансове планування, виходячи зі своїх потреб. SAP S/4HANA використовується багатьма найбільшими організаціями світу і популярність системи зростає, оскільки все більше компаній усвідомлюють з якою кількістю даних їм доводиться оперувати на різних платформах.

Оскільки ERP-системи є основою діяльності компанії, вони мають важливе значення для оптимізації всіх процесів та забезпечення точності й доступності даних. SAP S/4HANA надає набір функцій, які допомагають ефективно керувати цими процесами. Завдяки об’єднанню різних областей, таких як фінансові дані, кадрові ресурси та інформація про ланцюги поставок та стан запасів підприємства, SAP S/4HANA дає компаніям уніфікований 360-градусний огляд їх операцій.

До появи S/4HANA багато інформації зберігалось в різних програмах і платформах: тому що об’єднання цієї інформації у рамках однієї платформи різко зменшувало продуктивність системи в цілому і вимагало великих зусиль на технічну підтримку такої бази даних. З появою S/4HANA та її комплексному уніфікованому представленню даних, вдалося обєднати все в одній системі без втрати продуктивності. SAP S/4HANA дозволила компаніям приймати кращі рішення, надаючи аналіз даних у реальному часі.

Переваги SAP S/4HANA

Коли ви використовуєте програмне забезпечення SAP S/4HANA на робочому місці, ви маєте побачити кілька переваг. Це включає, але не обмежується наступними факторами…

Покращена ефективність

Однією з головних переваг SAP S/4HANA є те, що вона може допомогти підвищити ефективність на робочому місці. Програмне забезпечення може автоматизувати багато завдань, які в іншому випадку потрібно було б виконувати вручну, наприклад введення даних і виставлення рахунків за допомогою програм SAP Fiori. Насправді, ви можете створювати та налаштовувати власні програми, так щоб вони точно відповідали вашим потребам, і використовувати периферійні технології, такі як SAP Intelligent RPA (Robotic Process Automation), для вдосконалення процесів автоматизації.

Це може звільнити час співробітників, щоб вони могли зосередитися на більш важливих завданнях. Крім того, програмне забезпечення може допомогти оптимізувати процеси, щоб вони завершувалися швидше та ефективніше.

Зменшені витрати

Підвищення ефективності означає зниження витрат для бізнесу. Налагоджені процеси означають, що час і гроші звільняються для більш прибуткової роботи: замість того, щоб заповнювати електронні таблиці вручну, ваші співробітники можуть зосередитися на роботі, яку можуть виконувати лише люди. Автоматизовані процеси ERP також допомагають компаніям уникати людських помилок, які можуть призвести до дорогих затримок і дублювання роботи.

Підвищення рівня задоволеності клієнтів

Коли ви думаєте про програмне забезпечення ERP, ви можете подумати про зниження витрат і покращення рентабельності інвестицій, але покращені процеси також можуть допомогти підприємствам досягти цілей надання більш якісних послуг, та вираховувати такі значення, як чистий показник менеджера з продаж або виконати розрахунок “вартості” клієнта.

Розглянемо  компанію, яка доставляє замовлення клієнтам. Оскільки дані про доставку можуть бути доступними для огляду у реальному часі, то співробітники служби підтримки можуть швидко надати клієнтам остаточні відповіді про те, де знаходяться їхні пакунки або приблизний час доставки, або взагалі трекінг обробки та доставки замовлення може бути відображений для кожного клієнта в будь який момент по запиту кожного клієнта і таким чином можна суттєво зменшити навантаження на службу підтримки.

Якщо у вас є дані зі старих систем, ви можете легко перенести їх за допомогою спеціальних інструментів як то Migration Cockpit від SAP S/4HANA. Завдяки цьому ви можете зібрати всі свої дані в одному місці та якнайкраще використовувати їх під час роботи зі своїми клієнтами.

Задоволеність клієнтів є невеликою частиною картини ERP, але вона відіграє вирішальну роль у створенні та підтримці бренду. Коли діяльність вашої компанії більш згуртована, це відображається на якості обслуговування клієнтів. Це недооцінений аспект інтеграції ERP, про який варто пам’ятати, застосовуючи його на робочому місці.

Покращене прийняття рішень

Програмне забезпечення SAP S/4HANA також може допомогти підприємствам приймати кращі рішення, бо надає підприємствам доступ до точної та актуальної інформації про їх діяльність у реальному часі. Коли менеджери та співробітники можуть відстежувати ключові показники ефективності, як-от витрати на залучення клієнтів, вони можуть швидше вносити зміни до невеликих внутрішніх процесів і масштабних бізнес-стратегій, а також перевіряти результати своїх дій.

Ви також можете інтегрувати SAP S/4HANA з іншими рішеннями SAP, щоб максимізувати роботу. Наприклад, інтеграція з SAP Ariba може призвести до скорочення витрат, кращого прийняття рішень щодо пошуку постачальників. Ви також можете покращити планування ресурсів за допомогою SAP S/4HANA Asset Management і приймати кращі рішення щодо проведення необхідного технічного обслуговування вашого обладнання.

Більше того, якщо ваша маркетингова команда інвестує в новий бізнес напрямок, наприклад друк та використання QR-візитних карток для відділу продажу, ви можете швидко побачити, як окупляться ці інвестиції. Маючи дані про продажі та маркетинг в одному місці, ви можете побачити у реальному часі, як люди потрапляють на ваш сайт через ці QR-картки чи ні, і перевірити, чи це ефективніше, ніж інші маркетингові методи.

Проблеми програмного забезпечення ERP

Зрозуміло, що програмне забезпечення ERP, як-от SAP S/4HANA, може мати велике значення, але його впровадження на робочому місці не обходиться без проблем. Старт проекту впровадження це велика подія у житті компанії, але успішне завершення етапу впровадження це більша подія, тому що, на жаль, не всі впровадження успішні.

Функціональність

Однією з основних проблем впровадження програмного забезпечення ERP є те, що може бути важко знайти модуль, який відповідає всім потребам організації. SAP S/4HANA — це складна система з широким набором модулів, кожен з яких пропонує різний набір функцій. У результаті організаціям може бути важко знайти модуль, який відповідає всім їхнім вимогам, а тому потрібно або залучити до власної команди професійних спеціалістів, або звернутись до надійних постачальників рішень, які можуть проконсультувати та допомогти впровадити необхідну функціональність.

Примітка Alloy: Дуже важливо не впасти в крайнощі – запланувати до впровадження великий об’єм функціоналу. Можливо, треба мати на увазі, що впровадження окремого, спеціалізованого функціоналу доцільно лише, якщо цей вид діяльності є значущим для компанії і бізнесу в цілому. Якщо це разові, рідкісні операції, можливо, варто використати для їх відображення та виконання якийсь простіший підхід. 

Висока вартість впровадження

Іншою проблемою використання будь-якого програмного забезпечення ERP є висока вартість впровадження системи. Впровадження ERP може бути дорогим, оскільки вимагає придбання ліцензій на кожен модуль, який буде використовуватися, а також витрат на наймання консультантів для допомоги в процесі впровадження. Крім того, організації також повинні враховувати витрати на навчання співробітників, тому як користуватися системою. Ось чому важливо завчасно чітко визначити бізнес-обґрунтування для SAP S/4HANA, та виконати реальний розрахунок витрат на впровадження, аби уникнути несподіваних сюрпризів в ході проекту.

Навчання

SAP S/4HANA може бути складним у використанні, що може створити проблеми для організацій. Програмне забезпечення розроблено для великих підприємств, і меншим організаціям може бути важко використовувати всі його функції. Це може призвести до розчарування співробітників і зниження продуктивності. Ось чому під час впровадження SAP S/4HANA у ваш бізнес важливо передбачити ресурси для належної підготовки та документації.

Негнучкість

Після того, як організація впровадила SAP S/4HANA, може бути важко внести зміни в систему, оскільки для цього знадобиться провести велику роботу як по впровадженню нової бізнес функціональності, так по змінах у поточних бізнес процесах, яких торкнеться нова бізнес функція. Ця негнучкість може створити проблеми для організацій. Ви можете пом’якшити це, маючи чітке уявлення про те, як ви будете використовувати SAP S/4HANA для просування своєї бізнес-стратегії завчасно.

На жаль, іноді при впровадженні систем, неправильно підібрані модулі можуть викликати проблеми при наступних розширеннях системи, а тому дуже важливо користуватись досвідом професійних команд впровадження, тому що наслідки можуть перекреслити весь ефект від системи.

Підтримка

І ще одна проблема використання системи програмного забезпечення ERP полягає в тому, що може бути важко знайти підтримку, коли виникають проблеми. Оскільки це може бути складним, мало хто з ІТ-відділу організації знайомий з тим, як користуватися налаштуваннями системи. Як наслідок, може бути важко знайти когось, хто може допомогти вирішити проблеми, що виникають. Ось чому підтримка клієнтів має бути пріоритетом, коли ви обираєте постачальника ERP. SAP надає безліч варіантів допомоги для клієнтів, включаючи спільноту SAP, де ви можете ставити запитання та отримувати відповіді від колег.

Як спланувати впровадження SAP S/4HANA

Впровадження SAP S/4HANA на вашому робочому місці не повинно бути великим завданням, якщо ви все плануєте відповідним чином та дотримуєтесь такого процесу як SAP Activate – нова методологія розгортання системи, яка повинна вирішити всі складнощі процесу впровадження.

Зрозумійте потреби свого бізнесу

Було б безглуздо інвестувати в програмне забезпечення для відстеження електронної пошти, якщо б ви не мали чіткого уявлення про те, що хочете відстежувати. Подібним чином, ви повинні чітко визначити свої бізнес-цілі, перш ніж приймати щось настільки трансформаційне, як програмне забезпечення ERP.

Запитайте себе:

• Які проблеми ви намагаєтеся вирішити, впроваджуючи SAP S/4HANA?
• Які ключові процеси ви сподіваєтеся оптимізувати чи покращити?
• Яких SMART-цілей ви хочете досягти протягом наступних трьох місяців? Дев’ять місяців? Наступного року?

Після того, як ви добре зрозумієте потреби свого бізнесу, ви можете почати досліджувати, як SAP S/4HANA може задовольнити ці потреби та надати аргументи іншим зацікавленим сторонам.

Дослідження

На ринку існує безліч рішень ERP, тому важливо провести дослідження, щоб знайти те, що підходить саме вашому бізнесу. Приймаючи рішення, враховуйте такі фактори, як вартість, функціональність, простота використання та розширення системи для підтримки розвитку вашого бізнесу.

Навчайте своїх співробітників

Як і в будь-якому великому проекті впровадження, наприклад нової CRM-системи або програмного забезпечення для віртуального кол-центру, вам слід переконатися, що у вас є плавний перехід на SAP S/4HANA, щоб не втратити продуктивність. Частково це досягається шляхом ретельного навчання ключових співробітників, які використовуватимуть рішення, задовго до вимкнення старої системи.

Процес навчання має бути ретельним і охоплювати всі аспекти програмного забезпечення, від базової навігації до більш просунутих, специфічних для бізнесу функцій. Ви можете найняти тренера або відправити співробітників на курси, які пропонує постачальник програмного забезпечення.

Go Live

Після того, як усе встановлено та налаштовано, настав час запустити програмне забезпечення SAP S/4HANA. Саме тоді ви почнете використовувати програмне забезпечення для повсякденних операцій. Уважно стежте за продуктивністю програмного забезпечення та своєчасно вирішуйте будь-які проблеми, що виникають. Ваше нове рішення зможе показати вам ключові показники ефективності, які вас найбільше хвилюють, тож ви швидко побачите, де справи покращуються, а що ще потребує доопрацювання.

Впровадження  SAP S/4HANA в вашій компанії

Використання програмного забезпечення SAP S/4HANA має багато переваг, зокрема покращену ефективність і зв’язок, зростання задоволеності клієнтів і зниження операційних витрат. Однак існують також деякі проблеми, пов’язані з впровадженням програмного забезпечення ERP, як ми розглянули вище. Компанії можуть подолати ці проблеми, тісно співпрацюючи нашою компанією, Alloy Сonsulting.

Використино матеріали SAP PRESS Blog