Яка кажуть теоретики бізнесу — один із ключів до розкриття повного потенціалу бізнесу це наявність єдиної інтегрованої системи. SAP відповідає цьому, але важливо використовувати весь потенціал системи та її технології, бо інакше часткове використання ERP-системи приведе до того, що вона стане однією з багатьох і це почне нівелювати саму суть ERP. 

Звучить занадто добре, щоб бути правдою, так?

Почнемо з основ, SAP S/4HANA — це комплексне програмне рішення, призначене для інтеграції та оптимізації бізнес-процесів компанії. Система повинна відігравати вирішальну роль у бізнес-операціях та надавати централізовану платформу для керування ресурсами, оптимізації робочих процесів і полегшення прийняття рішень на основі внесених даних.

Але, як каже нам компанія SAP, а, точніше, її статистика: “Підприємства, які використовують SAP ERP, у середньому знижують свои  операційні витрати на 20%”. На жаль, в Україні я не зустрічав, щоб хтось вимірював метрики роботи компанії до початку впровадження, а потім їх же після, ну щоб розуміти, що принесло впровадження компанії у цифрах. Хоча гуру проектного управління кажуть, що це дуже важливо робити. Але до початку проекту якось воно не на часі, а після старту воно вже стає неактуальним. А якщо виходити з того, що проект це процес достатньо довгий, то  після початку роботи системи  здається що нічого особливо не змінилося – так, інша система, так, щось трохи по іншому стало, але ж документи і до SAP проводились і зараз проводяться, а на наскільки це стало скоріше, краще?! Та здається що все залишилось практично таким же, а консолідація різноманітних функцій, таких як фінанси, управління ланцюгами поставок і управління взаємовідносинами з клієнтами, управління людськими ресурсами в єдиній системі, так воно і раніше було якось консолідовано, здається…. До хорошого так швидко звикають, і вже, на жаль, не видно цінності однієї системи, а тому – фіксуйте те, що було на початку впровадження і те, що стало після впровадження.

Ознаки того, що вашій компанії потрібна ERP-система

Але як дізнатися, чи потрібно вашому бізнес використовувати SAP ERP? Що повинно вказати на те, що пора, а, можливо, навіть, що вже почалось відставання і починати необхідно було ще вчора:

• Недостатня кількість даних заважає процесу прийняття рішень: Якщо вашому процесу прийняття рішень заважає брак даних, SAP ERP може надати інформацію, необхідну для прийняття обгрунтованого вибору. Що таке недостатня кількість? Якщо запитати будь-якого топ-менеджера, то дуже рідко можна почути, що даних недостатньо, тому що “Я дам завдання і завтра або післязавтра дані будуть!”. Правда в тому, що якщо вам для отримання даних потрібно дати команду і їх хтось сгенерує, то це і є брак даних. Тому що хто, коли і яка буде якість тих даних це велике питання. А тому правило таке, ви повинні мати потрібні дані на своєму рівні із системи в будь який момент часу. На одній із важливих зустрічей, один із керівних директорів запевняв, що в нього і так є всі дані. Тоді протилежна команда погодилась и запропонувала одразу це і перевірити. Були обрані випадковим чином об’єкти перевірки, з системи одразу була отримана вся необхідна інформація, а от секретар директора декілька разів бігала по інформацію кудись у відділ, але так і не змогла її отримати її, і, як виявилось, одного з об’єктів взагалі не було в ії локальній системі.
• Інструменти застаріли та більше не ефективні: Застарілі програмні рішення більше не справляються з об’ємами даних. SAP ERP, а точніше її флагманский продукт SAP S/4HANA, пропонують сучасний комплексний підхід до управління бізнесом, миттєву реакцію на ваші запити, та сучасні інтерфейси взаємодії. Штучний інтелект, машинне навчання, прогнозна аналітика – це все “must have” в сучасній ERP. Одна з великих компаній мала розгалужену мережу філій та не дуже ефективну автоматизацію, а тому на місцях автоматизація була віддана на власний розсуд персоналу. Це призвело до того, що використовувані програми з часом перестали мати підтримку, компанії, які їх розробили зникли, нова функціональність не могла бути додана,  не кажучи вже, що  навіть просте перенесення цих програм з одного серверу на інший викликало масу проблем.
• Компанія потребує кращої організації та нагляду: За допомогою SAP S/4HANA ви можете структурувати та контролювати свою організацію, забезпечуючи безперебійну роботу та оптимальну продуктивність на всіх рівнях. Сучасна платформа SAP S/4HANA дозволяє перенести виконання процесів на рівень користувачів і таким чином  розвантажити операційні дії менеджерів середньої ланки, тим самим надаючи їм більше часу для аналізу даних, а не для іх не продуктивної обробки. SAP S/4HANA дозволяє перенести виконання початкових дій на рівень операційних користувачів, наприклад інціювання закупівлі, отримання необхідних для праці матеріалів, планування відпусток та вихідних днів. Все це може робити працівник, якому це потрібно та який зацікавлений у результаті цих дій, що покращує процеси компанії.
• В компанії використовується надмірна кількість різнорідних програмних рішень: мозаїка різнорідних програмних рішень потребує також і людей, які повинні підтримувати ці програми, а також розробників, які постійно щось там дописують та намагаються подружити програми між собою. А це іноді доволі важка задача, тому що терміни та об’єкти даних у різних програмах доволі різноманітні. SAP S/4HANA дозволяє уникнути цього та оптимізувати свої процеси за допомогою комплексного набору інструментів, які вже адаптовані між собою. Представниця флагману одного із сегментів ринку на зустрічі дивувала слухачів, як все гарно працює в її компанії, але при уточненнях виявилось, що гарно воно лише в деяких місцях, обмежено не великою частиною бізнес-функціональності, а підтримує все це команда з більше ніж 200 айті спеціалістів, з яких 60 це розробники “красоти”, а от бухгалтерія, розрахунок зарплати децентралізовані, а отже не контрольовані. Розмір компанії десь біля 10 000 персоналу.
• Ручні завдання надмірно домінують у вашому робочому процесі: SAP S/4HANA автоматизує рутинні процеси, звільняючи вашу команду для зосередження на стратегічних ініціативах. 
• Проблеми з доступом до критично важливих даних заважають операціям. SAP S/4HANA надає доступ у режимі реального часу до важливої інформації, дозволяючи вашій команді діяти швидко, але все це виконується в рамках ролей повноважень, які є загальними та єдиними для всіх співробітників. Немає проблем з доступами до різних систем та підсистем, тому що є єдина точка доступу до даних. Також система дозволяє. виконувати логування та аудит доступу до критичних даних.
• Боротьба з масштабуванням продажів і підтримки клієнтів: З ростом вашого бізнесу зростають і ваші потреби в продажах і підтримці клієнтів. SAP S/4HANA легко масштабується, підтримуючи ваше розширення на кожному кроці. Система росте разом з вашим бізнесом. Наприклад, що буде якщо ваш бізнес поглинає конкурента і ваша філіальна структура зростає на 40 відсотків? Чи справиться з цим ваша поточна система? А от SAP S/4HANA з цим точно справляється без проблем. Перевірено на практичному досвіді.

Визначення того, коли вашій компанії потрібна система ERP: переваги своєчасного впровадження ERP

Рішення запровадити ERP-систему на ранній стадії означає не лише вирішення існуючих проблем у майбутньому, а й отримання стратегічної переваги на ринку. Одним із основних показників того, що вашій компанії потрібна ERP-система є неефективність операцій: час виконання операції, кількість людей на виконання операції, кількість паперу, додаткові розрахунки в екселі, тощо. Своєчасне впровадження ERP дозволяє оптимізувати процеси, автоматизувати рутинні завдання та підвищити загальну ефективність.

Консолідуючи різні функції, такі як фінанси, кадри, управління ланцюгом постачання та управління взаємовідносинами з клієнтами, в єдину систему, SAP S/4HANA забезпечує плавніший робочий процес і оптимізоване використання ресурсів.

• Своєчасне впровадження дозволяє компаніям оптимізувати процеси, оптимізувати робочі процеси та підвищити операційну ефективність із самого початку. Роблячи це, організації позиціонують себе для прискореного зростання та підвищення конкурентоспроможності у відповідних галузях. 
• Раннє впровадження ERP — це не просто захисна стратегія, це каталізатор зростання та гнучкості. Надаючи централізовану платформу для керування ресурсами та даними, системи ERP дають можливість компаніям безперешкодно масштабувати операції, коли вони виходять на нові ринки або диверсифікують свої пропозиції. Ця гнучкість є неоціненною в сучасному динамічному бізнес-середовищі, де адаптивність часто є ключем до успіху.
• Можливо, останнє, але не менш важливе, своєчасне впровадження ERP забезпечує підприємствам стратегічну перевагу на конкурентному ринку. Провівши цифрову трансформацію на ранній стадії, організації можуть виділитися серед конкурентів, стимулювати інновації та позиціонувати себе як лідерів галузі. Системи ERP дозволяють компаніям бути на випередженні, адаптуватися до мінливої ринкової динаміки та використовувати нові можливості, забезпечуючи довгостроковий успіх і стійкість.

Ключові міркування успіху під час процесу впровадження

Безліч компаній успішно використовували системи ERP для досягнення стратегічних цілей і підтримки довгострокового успіху. Запровадивши систему ERP на ранньому етапі, компанія з самого початку автоматизує ручні процеси, покращує управління запасами та покращує видимість ланцюгів постачання. У результаті досягається не тільки економія коштів, але й виконується підготовка для подальшого зростання та експансії на нові ринки.

• Визначте чіткі цілі впровадження ERP, та узгодьте їх із ширшим стратегічним баченням розвитку вашої організації на наступні роки.
• Проведіть всебічний аналіз поточних процесів і систем, щоб визначити проблемні точки та області, які потребують покращення, та визначте системи які будуть замінені новим впровадженням. Також, визначте системи, які будуть замінені у подальшому та системи, які залишаються в експлуатації. Наприклад, це можуть бути технологічні платформи, які неможливо замінити в принципі. Але якщо це якісь аналітичні програми, то ви повинні мати дуже обгрунтовані причини, чому їх функціональність не може бути перенесена в SAP S/4HANA зараз або у майбутньому. 
• Залучайте ключові зацікавлені сторони на ранніх етапах та протягом усього процесу впровадження, щоб забезпечити узгодженість і підтримку на всіх кроках процесу впровадження. Не забувайте, що ключові працівники повинні бути вашими агентами мабутніх змін.
• Розгляньте можливість застосування поетапного підходу до розгортання ERP, щоб мінімізувати ризики та збої в поточних операціях. Наприклад, якщо якась функціональність може бути впровадження якнайскоріше, то виконайте це. Це надасть віру у те, що система може бути запущена. На жаль, довгі строки впровадження іноді вбивають проекти скоріше за відсутність якоїсь функціональності.
• Співпрацюйте з досвідченими консультантами з впровадження ERP, які можуть запропонувати експертні знання та підтримку на всьому шляху впровадження. Неякісний консалтинг, на жаль, теж часто є похоронною командою проекту. Фактично 50% успішності проекту – це консультанти, які повинні знати досконально можливості системи та як ці можливості перекладаються на реальний бізнес компанії.